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人事評価における項目と尺度の最適解とは?質問シートの精度を高めるポイント

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人事評価制度の導入時には、下記の論点について検討する必要があります。

  1. いつ、どのタイミングで実施すべきか?
  2. どのくらいの頻度で実施すべきか?
  3. 360度評価・フィードバックを導入すべきか?
  4. 評価時の評価尺度をどの様に表現すべきか?項目数はどれくらいにすべきか?

特に、4の人事評価における項目は、評価基準が強く反映されるため、作り方については、頭を悩ますケースも多いのではないでしょうか。

本記事では人事評価制度における、評価項目の選択肢の適切な設定方法について解説します。

人事評価の項目数と尺度の最適解とは?

まず実際に、人事評価において使われている評価尺度の選択肢数が使われているかの調査結果を観てみましょう。

評価尺度の数人事評価の質問項目の中で使われている割合
3個9.1%
4個21.3%
5個61.8%
6個4.0%

調査結果によれば、評価尺度の選択肢は5つであるケースが最も多く、人事質問の全体の60%以上に使用されており、次点は21%で、4つの評価尺度です。

その他の選択肢数を使用している割合は10%にも達していません。

評価項目の選択肢が「5つ」が多い理由とは?

理由として2点挙げられます。

第1に、レビュー担当者に3つ以下の選択肢を与えるだけでは、従業員に詳細なフィードバックを提供するために必要なニュアンスや柔軟性が満たされないからです。

第2に、選択肢がいくつあっても低い評価にあたる選択肢を選ぶ人の割合が圧倒的に少ないことです。

すべての選択肢の選ばれる回数を平均すると、レビュアーの中で最低評価をつける人はごくわずかです。

要するに 、3段階の尺度は実際には2段階となり、4段階の評価は3段階の評価となってしまうのです。

多くのマネージャーは、人事評価の際に最低点をつけることを避けますが、それは従業員へ指導や、今以上の管理が必要があるという印象をもたらしてしまうリスクを懸念するからです。

一般的に、人は最低点をつけることに抵抗感があるため、評価者が選ぶ選択肢の数は、実際に提示されている選択肢の数よりも1つ少ないことを考慮する必要があるでしょう。

評価尺度に数字と言葉のどちらを使うべきか?

最高の評価にあたる「5」と、「とても優れている 」の選択肢としての評価の違いはどこにあるのでしょう。

似ているように思えるこの二つの表現の間には、心象において大きな違いがあります。

上司から一番低い評価として「改善する必要がある」と言われても、納得して終わることがほとんどでしょう。どの程度の改善が必要なのか、主観による評価である印象が強く、絶対的な指標としての力はないといえます。

一方、低い数字は、客観的であるがゆえに、厳しく非常に否定的な印象を受ける事になります。特に、一番下や下から二番目の選択肢を与えると、非難されているように感じられてしまうため、選択肢に数字を盛り込むときは注意が必要です。

なお、選択肢の数に関わらず、数値による評価で最低評価をするレビュアーの割合は、言葉での評価に比べ低いと言われています。

つまり、同じ選択肢数でも選択肢が言語の場合は、「要改善 」のような最低評価をつける人が圧倒的に多い傾向にあるのです。

人事評価における尺度・項目の最適な数とは?

結論から言えば、人事評価では、5段階評価が最も一般的かつ最適なアプローチでしょう。前述の通り、その他の選択肢では、評価藻に与える評価の幅が小さすぎたり、大きすぎたりします。

例えば、すべての評価基準で最低の評価をするレビュアーはまれですが、6つ以上の選択肢がある場合に最高の評価をするレビュアーも少なくなってしまうでしょう。

また、3つの選択肢しかない評価は、評価のニュアンスが十分に伝わらない可能性が高くなります。

一方で、選択肢多すぎると個人の感性が色濃く出てしまい、客観性が保たれなくなってしまいます。

記述的な評価を採用する重要性とは?

数字と言葉は人に与える影響が異なり、数字が使われた場合と使われなかった場合では、統計的に大きな差があることがわかっています。

評価尺度を最大限に活用し、評価者が最適な評価をするためには、数値ではなく、数字を選択するだけではなく、記述的な評価尺度を選ぶといいでしょう。

今日では、多くの企業が数字の選択肢ではなく言葉による選択肢を導入していますが、その理由は、従業員は、数字ではなく言葉を使った建設的なフィードバックを好むからです。

パフォーマンスマネジメントを十分に機能させるためには、数値によるスコア化は避ける必要があります。

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