新型コロナの影響により、私たちの生活や働き方など多くのことが変容を遂げています。営業活動もコロナ前と比べ大きく変化を遂げました。
リモートワーク（在宅ワーク）やWeb会議の導入など、お客様と直接接触する営業パーソンほど、今までの働き方からの変化を余儀なくされたのではないでしょうか。
そのような環境下で問題視されるのがコミュニケーションコストの増大です。
社内チャット等のコミュニケーションツールの利用と共に営業日報・営業報告書の必要性が昨今見直されています。
営業日報・営業報告書が本当に必要なのか、どのように運用すれば良いのか。
今まで営業日報・営業報告書を運用していた企業も、これから新規で営業日報・営業報告書を取り入れたい企業もアフターコロナにおける新しい営業日報・営業報告書のあるべき姿を今一度見直す良い機会なのではないでしょうか。
なお、日報以外も含めた営業マネジメント全般について知りたい方は、下記記事も合わせてご覧下さい。
部下が成果を出す1on1が実現する！
【売上250%向上した導入企業有り】国内初のパフォーマンスマネジメントツール「Co:TEAM（コチーム）」の詳細を見る
営業日報とは
営業日報（営業報告書）とは、1日の営業活動に関する報告文章を指し、当日の活動内容・結果・振り返り（反省）・改善点（ネクストアクション）等によって構成されます。
形式としては、紙やメール、日報管理ツールで作成・提出される事が一般的ですが、チャットツールやグループウェア上で日報を作成する事例もあるようです。
近年は、SFA（営業支援ツール）やCRM（顧客管理ツール）等に代表されるSales Techと呼ばれる営業活動に役立つ新しいツール群が注目を集めていますが、営業日報は今でも多くの営業組織で根強く支持されています。
一方で、新しいツールが増えてきた事によって、役割やメリットに重複が生じるという問題が出てきた事で、営業日報の役割の再定義が必要となりつつあります。
なお、営業日報に活用出来るツールをお探しの場合は、下記を参考にしてみてください。
営業日報の目的とメリット
営業日報の導入には、数多くの目的とメリットがあります。
本パートでは、日報によって享受されるメリットを以下3つの観点から解説します。
- 部下にとっての目的・メリット
- 上司にとっての目的・メリット
- 経営層にとっての目的・メリット
部下・メンバーの目的・メリット
営業日報のメンバーにとってのメリットは、毎日の振り返りによって、営業としての成長速度を高められる事です。
「ロミンガーの法則」の名称で知られる「70:20:10の法則」では、ビジネスパーソンの成長の70%は経験によってもたされるとしています。
また、経験によって得られる学びや成長を最大化させるためのモデルとして、デイビット・コルブの経験学習モデルが挙げられます。
経験学習モデルを端的に解説すると、「経験→省察→概念化→実践」という4段階のサイクルを繰り返すことによって、人は学び、成長していくとされています。
つまり、振り返りの質をどれだけ高められるかが、営業パーソンの成長を左右するという事です。
営業パーソンに必要な知識やスキルは膨大です。
- 業界・商材知識
- ビジネスマナー
- 基本的なコミュニケーションスキル
- 営業としての行動なヒアリング&提案スキル
- ドキュメンテーションスキル
- CRMやSFA等の営業ツールを活用するスキル
これらの多様な能力を身につけるためには、日々、何が出来て、何が出来ていないのかを明らかにしながら、目標設定と振り返りを丹念に重ねていけるかどうかがポイントとなる事は間違いありません。
上司・マネージャーの目的・メリット
営業日報のマネージャーにとってのメリットは、部下のコンディションを把握し、より適切なチームマネジメントが出来る事です。
具体的には下記の様な観点が挙げられます。
- 1日のどの様な案件や商談を行って過ごしたのか？
- 各案件にどれくらい時間をかけたのか？
- 健康状態やモチベーションは問題ないか？
- 経験した事を丁寧に振り返る事で学びを抽出出来ているか？
- 振り返った事柄を具体的なアクションとして設定出来ているか？
上記の情報は、メンバーのマネジメントをする上で重要な情報となるため、良い営業日報を書く事が、質の高いマネジメントに繋がるとも言えるでしょう。
また、営業日報は、メンバーだけでなくマネージャーも書く事が重要です。
マネージャーの行動や思考を共有する事は、部下育成において非常に効果がある事を示す研究があります。
- マネージャーとしての一段高い視座や中長期的な目線
- 経験がもたらす深い顧客理解
- 顧客から信頼を得るための事前準備と精度の高い営業仮説の構築方法
上記はあくまで一例になりますが、マネージャーの営業日報を通じて、部下は、1～2段階上の仕事の仕方や考え方を学ぶことが出来ます。
経営層の目的・メリット
経営層にとってのメリットは、会社の最前線で起きている事実を把握出来る事です。
経営層の役割は、会社の中長期的な成長＝将来価値を高める事であるため、必然的に視点が「戦略的・抽象的・長期的・マクロ」に寄りがちです。
一方で、経営と現場の不一致は会社経営の永遠の課題でもあります。
マクロの戦略は、現場＝会社の実態とある程度の整合性を取らなければ絵に書いた餅になってしまいます。
一方で、多忙な経営層にとって、社員や顧客の1人1人にヒアリングやインタビューをする時間を捻出する事は困難です。
そこで、営業日報は効果を発揮します。
営業日報は、営業部門が顧客とやり取りした内容や学びが具体的に記載されています。
- 最近勢いのある競合企業はどこなのか？
- 自社の製品は顧客や市場からどの様な評価を受けているのか？
- 営業部門は今何に困っているのか？（≒営業課題は何か？）
これらの情報は、戦略的な意思決定に関して重要な情報となります。
したがって、営業日報を運用する場合には、経営層も出来る限り目を通す事が重要です。
営業日報が形骸化する2つのパターン
営業日報・営業報告書を導入することで必ず「営業の成果をあげる」ことができるのであれば、なぜ全ての企業で導入されていないのでしょうか。
それは、現場での運用設計の難しさに起因しています。
よくある導入失敗例ですが、以下に該当するケースは、成果が出る以前に運用自体が継続困難になります。
- マネージャー側にしかメリットがない場合
- 営業日報・営業報告書をマネージャーが確認をしていない場合
以下では、この3つのケースについて詳しく解説します。
マネージャーにしかメリットがない場合
営業日報は、本来的には、書き手・読み手の相互にメリットがあるものです。
一方で、営業日報が形骸化してしまうケースでは、営業日報が単なる「営業報告書」となってしまっている事が少なくありません。
具体的には、作成者の当日の行動＝事実だけが羅列されている状態です。
この様な営業日報は、マネージャーにとっては状況を把握する上で一定のメリットがあるかもしれません。
一方で、書き手の立場に立てば、事実をただ記載する事から学びや成長を得る事は非常に難しいでしょう。
前述の通り、経験を成長に変化させるためには、事実の考察や分析が不可欠です。
部下やメンバーが日報を書いてくれない事に悩むマネージャーは、まず、日報を書く事がメンバーの成長や成果に還元される様な仕組みになっているかを見直す必要があるでしょう、
営業日報・営業報告書をマネージャーが確認をしていない場合
営業日報の学習効果を高めるにはフィードバックが必要です。
具体的には下記の様な観点が挙げられます。
- 当日の行動が適切だったのか。そうでないのか。
- 商談前の準備は十分だったか。不十分であればどの情報が漏れていたか。
- 本番の商談の進め方は適切だったか。今最も改善すべき点はどこか。
- 商談後のフォローの内容やタイミングは適切だったか。
これらの論点に対して、若手の営業パーソンが自分自身で正解に辿り着くのは、極めて非効率です。
また、営業日報を書いて振り返っているにも関わらず、成果に繋がらなければ、日報の必要性そのものに疑いを持ち始める事は想像に難くありません。
部下やメンバーに営業日報の提出を強制するのであれば、必ず確認し、フィードバックをする事で、成長のヒントを提供する事が上司やマネージャーの仕事です。
逆に言えば、営業日報を確認しないマネージャーは、仕事を放棄していると捉えられても仕方がないと言えるでしょう。
営業日報の書き方│成果に繋げる3つのポイント
営業日報を成果に繋げるためには、押さえておくべき3つのポイントが存在します。
- 商談フェーズを進めるための情報を記載する
- 書き手がメリットを感じられる設計をする
- 定性的な内容が含める
本パートでは、これらの3つのポイントについてそれぞれ解説します。
商談フェーズを進めるための情報を記載する
営業の成果は最終的には成約数や成約額、成約率という数値で判断されます。
その過程である商談フェーズを進めることが営業の仕事です。
営業の成果が出ているかどうかを確認するためには遅行指標である成約に関わる数値を確認するのではなく、営業パーソンが順調に商談フェーズを進められているのかを確認する必要があります。
マネージャーはプレイヤーが商談フェーズを次に進められない要因が明確かどうか、取りうる対策が取れているか、何か支援が必要ないかを確認する必要があります。
また、全体に成果を上げたい場合は順調に商談フェーズを進められる要因から分析することも良いでしょう。
書き手がメリットを感じられる設計をする
プレイヤーが営業日報・営業報告書を作成する最大のメリットはPDCAのC（Check）→A（Action）→P（Plan）を行うことで、セルフマネジメントが行えることです。
このメリットをプレイヤー自身に理解してもらうことが運用の前提になります。
また各プレイヤーが提出した営業日報・営業報告書からメリットのある情報が共有できることが重要です。
例えば、市場の変化（お客様のニーズの変化や競合の戦略変更等）や営業の成果をあげることができた要因を共有できるとマネージャー対プレイヤーの1対n構造ではなくn対nのコミュニティ化をすることが可能となります。
お互いに有益な情報交換をするための場としての活用を目指すのがポイントです。
定性的な内容を含める
営業パーソンは営業の最終的な数値（成約に関わる数値）で評価をされることが多く、プロセスの評価や個人の成長に目を向けた評価がしにくいと言われています。
各プレイヤーに次の商談フェーズに進むための課題やそれに対する対策を営業日報・営業報告書に記載してもらうことでマネージャーはサポートがしやすくなるだけでなく各プレイヤーの変化に気付けるようになるでしょう。
また、各プレイヤーも自分の成果を受動的に評価してもらうことを待つのではなく、能動的に自分で自分をプロモーションしていくことも必要です。
半期や四半期の評価で自分がどのように変化したか、どんな工夫がどのような成果につながったかを全て覚えておくことは困難です。
したがって、日々の積み重ねとして記録に残しておきましょう。
営業日報運用の3つの注意点
では、具体的にどのようなポイントに気をつけて営業日報・営業報告書を運用していけば良いのでしょうか。
営業日報の作成時間を最小限にする
1日に必要な営業日報・営業報告書の作成工数を30分と仮定しましょう。
それを10分に削減できたとしたら、1チーム10名構成と仮定するとチームで1日で200分の削減に繋がります。
これを年単位に換算すると48000分＝800時間の削減となります。1商談を1時間と仮定すると800商談分の時間を作ることができます。
単価が高ければ高いほどこの成果は大きく反映され、仮に単価が20万円で10％の成約率と低めに見積もっても1600万円分の時間を創出することになります。
Web会議が増えているとはいえ、外出する機会の多い営業パーソンにとってはPCに依存しない日報入力形式が望まれます。
また、別途ツールに記載している内容に関しては重複して記載することがない設計が求められます。
営業日報に対してマネージャーが反応をする
営業日報・営業報告書は一方的なものでは意味を持ちません。
報告されたものに対してマネージャーが反応をし、双方向のコミュニケーションを取ることでプレイヤーにとって初めて意味を持ちます。
これが継続の最大のポイントとなります。
また同時にマネージャー側でも双方向性にすることでコミュニケーションの難しさという課題に直面します。
相手の気質やその時の状況に応じてコミュニケーションをとる必要があるため、営業日報や営業報告書の提出時にその日の体調やモチベーションを簡単に共有するような仕組みを作っても良いかもしれません。
また、必ずしもマネージャーは毎日アドバイスをしなければならないわけではありません。
必要な時にアドバイスができれば、時にはプレイヤーに質問をしてみてもいいし体調に関してコメントすることもオススメです。
マネージャー自身が営業日報を提出する
マネージャー自身が提出する目的は大きく3つです。
- 営業のマネージャーはプレイングマネージャーであるケースも多く、自分自身のPDCAを回すために1日に1回振り返る時間を持つこと
- プレイヤーにどのような報告をしてほしいか、自分自身の営業日報・営業報告書で示すこと
- マネージャーが提出することでチームの中で自然とルール化（強制力を発揮する）できること
Co:TEAM（コチーム）とは？
Co:TEAM（コチーム）とは、営業日報に活用出来る、目標・タスク・日報管理一体型のサービスです。
提出した営業日報は、チーム内であればお互いに確認する事が出来、日報を起点とした情報共有や施策に関するディスカッションを促進します。
また、目標と日報管理が紐づくことによって、成長のために設定したアクション（営業スキルや商材知識の習得など）について日々進捗を確認出来るようになるため、営業1人1人の目標達成と成長を協力に後押しします。
まとめ
営業日報は上手く活用すれば、営業メンバーの成長を加速させるとともに、組織の情報共有を促し、チームを目標達成に導く強力なツールとなります。
一方で、営業日報は形骸化しやすい施策という側面もあります。
導入する場合は、上司やマネージャーが責任をもって日報に目を通し、フィードバックを行う事によって、営業日報を通じて部下の成長をサポートする取り組みを行いましょう。
また、マネージャー自身が日報を書く事も重要です。
自分自身の振り返りのためにも、チームに学びや視点を共有するためにも、進んで意義のある営業日報を書く事が重要です。
