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オンボーディングとは?意味・設計・施策・プロセスを紹介【プログラム例付き】

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オンボーディングとは?意味・設計・施策・プロセスを紹介【プログラム例付き】

オンボーディングとは

オンボーディング(on-boarding)は飛行機や船に乗っている状態のon-boardの派生語であり、これは新しいクルーや乗客に慣れてもらうための必要なサポートをするプロセスを意味します。

オンボーディングという言葉は、主にIT企業のシステム導入の際に顧客の定着までのサポートをし、満足度を高めて解約を防ぐ一連のプロセスとして使われることが増えてきました。

今回取り上げるのは人事の分野で使われている、新卒/中途社員のジョイン時や新人マネージャーを適切な部署に配属し、その部署で戦力化するための一連のプロセスを意味するオンボーディングです。

なお、リモートワークの浸透に伴い、遠隔でオンボーディングを行うケースも一般化しつつあります。

リモートワークにおけるマネジメントやコミュニケーションのポイントは下記をご覧下さい。

オンボーディングの意味・目的

欧米の企業ではすでに多くの企業がこのオンボーディングを取り入れていますが、日本でもOJTという形で新人教育を行っている企業が多いのではないでしょうか。

オンボーディングは新人教育に止まらず、既存メンバーとのコラボレーションにより企業の生産性を高めることが目的となっています。

1)採用した社員の即戦力化

新入社員の戦力化には約半年かかると言われています。

オンボーディングにより早期に即戦力化できることで企業側には業績の向上新入社員側には早期に成功体験を得られることで企業へのエンゲージメントの向上が期待されます。

2)早期離職防止

終身雇用、年功序列の時代は終わり、約10%の新卒社員が1年で転職する時代となりました。

早期離職は採用コスト面も大きいですが、離職者の周囲のモチベーション低下にも繋がり、企業全体のエンゲージメント低下を招きやすくなります。

入社後90日間のフォローアップがその後の定着率に影響すると言われており、オンボーディングではいかに初期に適切な対応ができるかがポイントとなります。

3)業務効率化

オンボーディングの目的は、新規メンバーに会社に慣れてもらうculture fitの文脈だけではなく、新規メンバーが新しい文化や体制を作っていくculture addの文脈を含んでいます。

既存のメンバーが気づかない点を新規メンバーの視点や経験で改善していくことが期待されます。

オンボーディングプロセスの設計ポイント

1)準備

Google社の社内調査によると、入社初日に受け入れ体制を整え準備しておくことで入社から3ヶ月以内のパフォーマンスが30%向上したという結果が出ています。

人事担当者は入社が決定したら安心ではなく、入社するその日の受け入れ体制を現場任せにせず一緒に整えていく必要があります。

2)人間関係

人間関係を理由とする離職は後を絶ちません。

後から入るメンバーにとって既存メンバーの出来上がった関係性に入り込むには勇気が必要ですし、不安要素にもなります。

メンバーの一覧表を作成し、誰がどの部署でどんな役割なのか、どんなキャラクターの人なのか、事前に共有できる資料があると良いでしょう。

また迎え入れる既存メンバーの温かい支援と居場所の提供ができるようフォローが必要です。

メンター制度の導入やウェルカムランチ、飲み会の設定など積極的な支援が求められます。

3)期待値

想像していた仕事ができなかったというのも離職理由の上位に入ってきます。

予め、会社が新入社員に求める成果や将来的な可能性についての期待値を調整しましょう。

特に採用時に無理をして期待値を上げすぎてしまった場合は、早いうちに調整が必要です。

困っていることはないか、期待とのズレは発生していないか確認するためには1on1が有効です。

4)学び

新入社員にいかに効率的にたくさんのことを吸収してもらえるかがポイントです。

業務内容や業務フロー、専門知識にとどまらず、社会人マナーや会社のルール等学んでもらうことは多岐に渡ります。

Off-JTとOJTを組み合わせ、学びの機会を提供します。

盲点となりやすいことは、事務系処理の仕方や物品の所在地、人の名前等基本的なことに時間がとられてしまうことです。

社内wikiを整備し、効率的に学んでもらえるような体制を整えましょう。

5)成果

PDCAの高速回転により早期に成果が得られるようフォローアップします。

まずは、目標管理から始め、長期目標と短期目標を設定します。

それを達成するための具体的なマイルストーンを置き、PDCAを回します。

新入社員には始めから一人でPDCAを回すのは難しいので、どこで止まってしまっているか確認しながらフォローアップが必要になります。

特にマネージャーや先輩社員からの適切なフィードバックが成長を促進するでしょう。

オンボーディングプログラムの例

1)入社前の日程調整と配属

  • 雇用契約書を用意する
  • 入社日、入社時間、勤務時の服装のルールなどについて新入社員に案内する
  • 定期的なミーティングに参加するように社内調整する
  • 新入社員に最初に任せる仕事を用意する

2)入社前の社内調整

  • メールアカウントを作成する
  • 業務の関連部署や業務に関連するキーパーソンとのミーティングを最初の数週間の間に設定する
  • 初日と最初の1週間、社内の適切な先輩社員や教育担当とのランチを設定する
  • 教育担当を選ぶ
  • 教育担当とミーティングをし、情報提供やアドバイスを行う
  • 社内を案内するツアーを設定する

3)入社前の職場の環境調整(Welcome packの提供)

  • ウェルカムレター
  • 担当業務の仕事内容の説明
  • 組織のミッションやビジョン
  • 社内の問い合わせ先の内線リスト
  • 職場を掃除しておく
  • ネームプレートや名刺を発注する
  • 関連するメールリストに追加する
  • パソコンやiPadなど必要なものを用意する
  • 社内システムにアクセスできるようにしておく
  • 電話を設定する

4)入社当日

  • 1週間のスケジュールを明確に伝える
  • 組織の説明をする
  • 仕事内容の確認と、期待を伝える
  • 1年間の休暇や休日、有給の取り方、残業時間などについて説明する
  • 職場の同僚に紹介する
  • 教育担当と顔合わせをする
  • 一緒に昼食をとる
  • 社内を案内する

5)1週間目

  • 最初のミーティング、研修、仕事を設定する
  • 部署や組織が目指す目標や提供したい価値について説明をする
  • 年間計画と各業務の今までの達成・進捗状況を説明する。
  • 主任やリーダー職など組織のキーパーソンとの面談(または昼食)を設定する
  • パソコンや携帯など、仕事に必要なものがきちんと機能し、社内システムなどの使い方を理解しているか確認する

6)1ヶ月目まで

  • 定期的な1対1の面談を設定しておく
  • 毎日適切なフィードバックを行う
  • 新入社員からの質問にはいつでも答えられるようにしておく
  • マネジメントシステムや評価システムを説明する
  • 今期の目標設定を行い、更なる仕事を与える
  • 関連部署のキーパーソンに新入社員を紹介する
  • 教育担当とも面談を行い、疑問・懸念点の解消に努める
  • 必要な研修を受ける

7)3ヶ月目まで

  • 定期的な1対1の面談を続ける
  • 3ヶ月の振り返りを行う
  • 少しずつ難易度の高い仕事を任せる
  • ランチに誘い、仕事に関係ない雑談をする

8)6ヶ月目まで

  • 6ヶ月の振り返りを行う
  • 今後の目標設定を行う
  • 関連部署以外の活動に参加する機会をつくる
  • 教育担当のフォロー期間終了
  • 最後に6ヶ月間どうだったか、どんなことが役に立ったかを確認する”

9)6ヶ月目〜1年目まで

  • 新入社員の成果を評価する
  • 日々のフィードバックは続ける
  • 入社から今までの職場、仕事、環境の変化における心境の変化を確認
  • 入社前に期待していたことと現状のギャップの有無の確認
  • 今後やりたいと思っていることの確認

Co:TEAMの紹介

Co:TEAM(コ・チーム)とは、組織に発生する「仕事への認識」のズレを可視化、注力すべきポイントを明確にすることで最適なコミュニケーションを可能にする、「プレイングマネジメント支援」サービスです。

Co:TEAMを活用する事で、マネージャーは、チーム及びメンバーの目標と目標に紐づくアクションの進捗度と優先順位を簡単に確認する事が出来ます。

まとめ

オンボーディングは、新入社員が会社に慣れるためだけのものではなく、新入社員の加入により企業がより一層生産性を上げるための取り組みです。

オンボーディングを成功させるためにはある程度型化された資料やOff-JTと個人の特性に合わせたOJTや1on1支援が必要になります。

オンボーディングが成功できると新入社員の即戦力化だけでなく、早期離職の防止や業務改善に繋がります。

そのために必要な準備を人事担当者が現場と協力しながら整備していく必要があります。

準備が十分かどうか、チェックリストに沿って確認してみましょう。