失敗しないOJT研修を1から全部解説！メリットや実施方法、指導ポイント
「初めてOJT研修の担当者になったけど、何をしていいかわからない」「どのように指導したらいいかわからない」など、OJT研修を実施するにあたって課題を抱えている方は多いかと思います。また、OJT研修を任されたけど、そもそもOTJ研修自体をあまりよく理解していない、という方も少なくはないでしょう。
今回は、そのような課題を抱えている方に向け、OJT研修のメリットや導入方法、指導方法、注意点などを網羅的に解説します。ぜひ最後までご覧ください。
OTJ研修とは
OJT研修とはどのような研修を指すのでしょうか。本パートでは、OJT研修について解説します。
OJTとは？
OJTとは「On the Job Training」の略であり、「業務内で研修を行う」研修手法の一種です。職場で実際に実践を行いながら業務知識を身につける育成手法であり、職場の上司や先輩が若手社員に対し、自身の経験を元に実際の業務に対する知識や技術を教えることが一般的です。主に新入社員等に対し行うことが多く、業務として実践しながら知識や技術を学べるということが最も大きい特徴と言えるでしょう。
Off-JTとの違い
また、OJTと同様にOff-TJという言葉もよく耳にするかと思います。Off-JTとは「Off the Job Training」の略であり、OJTと比較して使われることが多い研修手法の一種です。
Off-JTは職場の外で行う研修を指し、実施の業務に沿った内容ではなく、研修担当者が設計した研修・育成プログラムや、外部の研修期間が提供している育成プログラムを活用し、ビジネスを遂行する上での知識やスキルを取得します。新入社員だけでなく、さまざまなキャリアに向けた研修があるのが特徴と言えるでしょう。
OJT研修の目的
OJT研修の目的は、他の研修同様に、企業で活躍する人材を育成するということにあります。加えてOJT研修は、実際に業務を行いながらの研修であるため、企業の業務にいち早く適応した即戦力を育てることが可能です。
また、OJT研修特有の目的として、新入・若手社員の心理的安全性の確保や職場コミュニケーションの活性化も挙げられるでしょう。OJT研修では、職場の上司や優秀な社員が研修を指導します。そのため、自然と新入・若手社員とコミュニケーションをする機会が増えるでしょう。それだけでなく、効果的なOJT研修を行うためには、自身が担当している受講者とは日頃から積極的にコミュニケーションをとり、信頼関係を構築する必要があります。信頼関係を構築することで、新入社員にとっても心理的安全性が高まり、相談しやすい環境の形成に大きく寄与するでしょう。
実はOJTって難しい？うまくいかない要因と対策
産業能率大学が行った調査によると、回答企業の87％がOJTを中心に研修を行っているにもかかわらず、OJTが機能していると回答した企業は12％にとどまり、OJT研修の難しさが伺えます。では、OJTを難しくしている問題とは一体なんでしょうか。本パートでは、OJTで効果が出せない要因と対策について解説します。
産業能率大学 総合研究所より参照 https://www.hj.sanno.ac.jp/cp/feature/201703/01-12.html
OJTが成功しない要因はさまざま考えられますが、主な要因は以下です。
- 若手社員に対するマイナスな先入観
- 指導する側の時間不足
- 指導する側の指導力不足（技術や習慣がない）
- 指導する側に、教育に対する重要性が浸透してない
若手社員に対するマイナスな先入観
新人や若手社員を指す言葉として、「ゆとり世代」「さとり世代」という言葉が存在するように、世代ごとに、生まれ育った環境による価値観の違いや考え方の違いがあります。そのため、新人や若手社員に対する無意識的な苦手意識や、「自分とは違うから理解できない」といった先入観を抱いているケースが少なからず存在するでしょう。その無意識が要因で、心理的距離を縮めることができず教育が困難になることもあるため、自分の認識を今一度確認してみたり、若手社員への理解に務めるようにするといいでしょう。若手社員を理解することについては、記事後半の「効果的なOJTを行うポイント」で詳しく解説していますので、そちらも併せてご覧ください。
指導する側の時間不足
OJTでは一般的に、指導者は自身の業務をこなしながら新人の教育を実施します。自身の業務と並行して研修計画をたて実行しフィードバックを行うことは、想像以上に負担が大きく、受講者が放置されたり、OJT自体が形骸化してしまうというケースが多々発生しています。OJTは基本的に会社全体で行い、OTJ担当者に対する業務内容の見直しと調整をできる限りすることが、時間不足の改善に置いて重要と言えるでしょう。
指導する側の指導力不足（技術や習慣がない）
そもそも、誰かに何かを教えるということは、想像以上に難しくうまくいかないものです。相手の特性や能力、知識、経験、理解力に合わせ教育する必要があり、相手との価値観のすり合わせも重要になります。加えて、普段から指導する習慣を持たずに、急にOTJ担当になってしまった場合は、何から教えればいいかを体系化することすら難しいケースもあるでしょう。改善点としては、ティーチングやフィードバック等のスキル向上を測ることが挙げられ、また、普段から担当受講者と積極的にコミュニケーションを取り、信頼関係を構築することも重要だといえます。
指導する側に、教育に対する重要性が浸透してない
指導者側の、人材を育成・教育するという責任意識の不足や、人材を育成する重要性が浸透していないことも、OJTの効果を薄める要因になります。簡単にいえば、指導者側にOJTの「やる気がない」場合を指しますが、このようなケースは少なくありません。OJT指導者は研修専門職でなく、あくまで自分の仕事を抱えながら指導を行っているため、研修が二の次になってしまったり形骸化してしまうことも考えられます。いま一度、OJT研修の目的や、自身が担当している受講者が研修終了後にどうなっているべきか等のビジョンの明確化を行い、1人の人材を育成しているという意識と責任を持って指導を行うようにしましょう。
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OJT研修のメリット
前項で述べたように難しい部分の多いOJT研修ですが、ほとんどの企業で取り入れられているのには理由があります。また、OJTは受講者側だけでなく、指導者にもさまざまなメリットがあります。本記事では、OJT研修のメリットについて「指導者側」と「受講者側」にわけて解説します。
指導者側のメリット
ティーチングやコーチングの経験を積める
OJT研修では、新入社員や若手社員に知識やスキルを伝え指導することで、指導者側も「人に教える」というティーチングのスキルを身につけることができます。また、ただ教えるだけでなく、受講者に合わせて指導工夫を模索する機会を自然に得ることができるため、コーチングのスキルも身につけることができます。加えて、部下とコミュニケーションを積極的にとる姿勢や、問題解決能力なども問われるため、OJTの指導を経験することは、さまざまなスキルの醸成につながるでしょう。
指導を通して新たな気づきを得られる
新人や若手社員に業務を指導するには、まず指導者である自分自身が、業務内容や業務プロセス、必要なスキル等の知識を理解している必要があります。そのため、OJT研修を指導するにあたり改めて自身の業務を整理することで、自分自身の業務に対する理解が深まり、今まで気づかなかった視点を発見することができます。業務の効率化や改善を図ることが可能になり、生産性の向上に大きく寄与するでしょう。
受講者側のメリット
実際の業務を通して実践的な知識やスキルを学べる
OJTでは、実際に業務を行いながら業務に沿った知識やスキルを学ぶことが一般的であるため、受講者は実践的なスキルを得やすく、学んだことをすぐ業務に活かせるという環境を自然に享受することができます。他の研修形態のように、学んだ内容をどのようにアクションに落とし込めばいいかわからないという事態を防げるため、知識やスキルを身につけやすいとも言えるでしょう。
リアルタイムでフィードバック受けられる
OJTは、業務を行いながら指導を受けられるため、必然的にリアルタイムでフィードバックを受けやすくなります。リアルタイムでフィードバックを受けられることで、自身の強みや、まだまだ向上の余地がある部分などを理解することができ、即座に業務に活かすことが可能になります。
OJT研修のデメリット
とても魅力的なメリットがある一方で、もちろんデメリットも存在します。本パートでは、OJT研修のデメリットを「指導者側」と「受講者側」にわけて解説します。
指導者側のデメリット
指導の手間と時間がかかる
OJT研修の指導者側は、自身の仕事を抱えながら指導する時間を取らなければならず、想像以上に負担が大きいといえます。また、ただ指導するだけでなく、担当受講者の特性に合わせ工夫して指導する必要があるため、体力的・精神的エネルギーを多く消耗します。自身の業務に費やす時間が減り、自分自身の生産性が下がってしまう可能性が出てくるでしょう。
育成責任が伴う
OJT研修の担当者は、自身が担当する受講者に対し、育成責任が伴います。これは、自分の指導力量次第で、受講者の成長度合い、大きくみれば組織の生産性やパフォーマンスに大きく影響を及ぼすという意味を指します。また、指導の仕方次第では新人や若手社員の離職にも繋がりかねないので、指導だけでなく、担当受講者との日頃のコミュニケーションや配慮なども意識し指導に臨むことが求められます。
受講者側のデメリット
指導者により成長度合いが左右される
OJT研修は、他の研修形態とは違い専門家ではなく、上司などから指導を受けることが一般的です。そのため、成長度合いは、指導者側の力量やスキル、指導能力に大きく左右される傾向にあります。場合によっては、正しい知識やスキルを効果的に習得できなかったり、フィードバックを受けられないという事態を招きかねません。
業務に直結すること以外のスキルや知識の習得が難しい
OJTは一般的に業務を行いながら指導を受けるので、業務で使用する知識やスキルに焦点をあて習得することが目的とされます。そのため、広範囲でのスキル獲得がしにくく、ビジネスワーカーとしてキャリアを築くためのスキルを身につけることは難しいでしょう。また、業務に沿った指導が主なため、断片的な指導になりやすく、スキルや知識を体系化しにくいという点もデメリットとして挙げられます。
OJTの導入・実施手順
本パートでは、これからOJT研修の実施を検討している方に向け、OJT研修の導入・展開手順を解説します。
育成・研修計画の設計
効果的なOJT研修を実施するには、根幹である育成・研修計画をきちんと立てることが重要です。いつ、どのようなタイミングで、どのようなスキルを指導するのかを考え明確な計画を立てるようにしましょう。
育成・研修計画に必要な要素としては以下が挙げられます。
- 研修の目的
- 担当受講者が、OJT研修を通じてどのような状態になっているべきかや目指すべきゴール
- そのゴールを達成すべく、現時点で必要な具体的知識・スキルは何か
- その必要な知識やスキルを「いつどのタイミングで・どのような仕事を（通して）・どのように」指導するか
上記の要素を目文化し、大まかなスケジュールとアクション計画に落とし込みましょう。
業務の量と質の選定
OJT担当者は、担当受講者の現状でのスキル・経験・特性・性格などを考慮した上で、与える業務の量と質を決める必要があります。業務量が受講者自身に見合わないと、育成が困難になりますし、最悪の場合挫折につながってしまいます。また、与える全ての業務が重い（質が高い）場合も、受講者と指導者それぞれにかかる負担が大きくなるでしょう。業務の量と質を決める際は、担当受講者の特性だけでなく、現状をきちんと把握しながら仕事を割り振ることが重要です。
業務・研修の遂行
指導計画や業務量が決まったら次は実際に指導しながら業務を遂行します。指導方法は指導者によりさまざまですが、最初に手本を見せる方法や、ある程度の業務概要を説明したのちに一度実践させる方法など、受講者それぞれに合わせて行うことが重要です。
フィードバックと振り返り
OJT研修では、都度フィードバックを行うことが重要です。リアルタイムのフィードバックを行うことで、受講者側も自身を振り返ることができ、何が課題でどう対処する必要があるのかが明確になります。知識の吸収から振り返り、改善策を講じるまでを一貫して行うことは、業務や知識・スキルの定着率に大きく寄与するでしょう。このようにPDCAサイクルを回すことは、OJT研修に限らずどの研修においても重要と言えます。
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OJTの指導方法【4段階職業指導法】
指導方法はもちろん人それぞれですが、OJT研修では4段階職業指導法という指導方法が使われることがほとんどです。4段階職業指導法とは、第一次世界大戦のアメリカで、大量の人材をいち早く教育する手法として考案されたものです。「Show（やってみせる）」「Tell（説明する）」「Do（やらせてみる）」「Check（評価や指導をする）」4つのステップで構成されています。
本パートでは、4段階職業指導法について解説します。
Show（やってみせる）
Showのステップでは、まずその仕事をやってみせることで、業務の全体像や工程イメージを伝えます。視覚的な示唆を通じて具体的なスキルや業務の実行方法を受講者に示すことで、受講者は具体的な業務イメージを持ちやすく、今後の理解度や行動に大きく寄与します。
Tell（説明する）
Tellのステップでは、業務内容や業務プロセス、作業方法などを具体的な言葉で説明します。また、業務のやり方だけでなく、なぜ特定の手順が重要なのか、どのように問題を解決するのかなど、背後にある理論や知識までを網羅的に説明することが重要です。ただ説明するだけでなく、受講者が理解できているかを確認しながら行いましょう。
Do（やらせてみる）
Doのステップでは、今まで説明してきた業務を実際に1人でやらせてみましょう。指導者は、しっかりと横について見守ることが重要です。また、受講者は実践の際に不安を感じることもあるでしょう。そのため、指導者は決して威圧的な態度は取らず、失敗しても大丈夫という安心感を与えることも大切です。
Check（評価や指導をする）
Checkのステップでは、受講者にやらせてみた結果に対しフィードバックを行います。できたことは素直に褒め、また、できなかったことについては、受講者と一緒に振り返り、どうすべきだったか、次回にどう活かしたらいいかなど、改善案やアクション計画を一緒に講じるようにしましょう。フィードバックをする際は褒める場合も含め、「〜なところが〜だった」のようにできるだけ具体的に伝えることが重要です。
効果的なOJTを行うポイント
本パートでは、OJT研修を行う際のポイントを解説します。
受講者の傾向を理解する
OJT研修を行う際は、担当受講者の特性や傾向を理解し行うことが必要不可欠です。特に最近の新人社員の傾向として「言われたことは確実にこなすが、失敗を極端におそれ、不安を感じ行動に移せない」というものがあると言われています。失敗としたと思われることをおそれ、相談できないというケースも少なくありません。もちろん個人差はありますが、大衆的な認識として把握しておくことで対策を講じやすくなるでしょう。
また、本記事冒頭の「OJTを困難にする要因」でも触れたように、指導者側の中には「若者を理解できない」と新人や若手社員に対し無意識に苦手意識を持っている人もいるでしょう。新人や若手社員を理解するためにも、まずは傾向を客観的に把握することが大切です。
もちろん前提として、担当受講者を「新人や若手社員」という括りだけで理解するのではなく、日頃からの積極的なコミュニケーションなどを通して、受講者を個人として認識し、性格や特性などを把握することが重要です。
組織全体で行う
OJTは、受講者と指導者間で完結させず、組織全体で行うようにしましょう。「どの受講者が、どのような目的で、どのような業務に沿って、どのような研修を受け、今どの過程にいるのか」ということを全社的に共有しておくことで、行き当たりバッタリの指導や業務実勢になることを防げます。認識差異をなくすことで、一貫性のある研修環境を構築することができるでしょう。
また、上層部から現場までを巻き込むことで、融通が利きやすく、OJTの指導担当者に対してもサポートしやすくなるため負担を軽減させることが可能です。
OJTの指導者の内省と教育を行う
OJT研修は、受講者だけが学ぶ場ではありません。指導者側もOJT研修の指導を通して得るものはたくさんあります。そのため、指導者側もOJT研修を通して、何が成功して何が失敗したのか、そこから何を学び、次にどう活かすのかを振り返り、内省を行うことが必要です。また、不足しているスキルや知識等については、教育や研修を受けスキルアップすることも効果的でしょう。
O:ではOJTの指導者側向けの研修をご用意
前項の、「効果的なOJT研修を行うポイント」でもお話ししたように、OJT指導者の教育についても考慮する必要があります。受講者の成長度合いが、指導者の力量に大きく左右されてしまうからこそ、教育に対する姿勢や必要なスキル等はある程度鍛えておくべきでしょう。
株式会社O:では、パフォーマンスマネジメントを基盤とした1on1ツールであるCo:TEAM（コチーム）を提供しております。また、サービスの一環として、OJT研修者向けのスキルアップ研修をご用意しております。部下の成長に繋げるマネジメントスキルの醸成を主とし、ティーチングスキルやコーチングスキル、また日頃から実践できるコミュニケーションスキルの向上もお手伝いします。これらのスキルはOJTの指導だけでなく、これから先のキャリアでも必要になるスキルと言えるでしょう。この機会にぜひお気軽にお問い合わせください。
他にも様々なサービスの提供を行っております。
- MVV浸透サポート
- 管理職向けのマネジメント研修
- 1on1導入、運用サポート
- 人事評価制度設計コンサル
- 離職改善、組織風土改善サポート
また、無料でご覧いただけるコチームの資料をご用意しておりますので、ぜひそちらも合わせてご覧ください。
まとめ：OJTで1on1ツールを使おう
本記事では、OJT研修について解説しました。もちろん研修の計画を立てることも重要ですが、OJT指導者自身の育成への姿勢や工夫、担当受講者への理解、また、OJT指導者をサポートする全社的な取り組みも重要です。本記事が、OJT研修を実施する手助けになれば幸いです。
株式会社O:では、パフォーマンスマネジメントツールであるCo:TEAMを提供しております。またサービスの一環として、管理職のマネジメント研修や、人事評価設計・組織改善コンサル等も行っております。
