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KPI管理とは?KGI・KSFとの違い・設定の手順と注意点・管理のポイント

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KPI管理とは?KGI・KSFとの違い・設定の手順と注意点・管理のポイント

KPI管理は、経営管理の手法として、多くの企業として採用されるようになりました。

一方で、KPIが絶対視される風潮も形成されつつあり、KPIの目的やデメリットについては言及される機会が少ないように思われます。

KPI管理は、目標管理の手法として優秀である事は間違いありません。

ですが、使い方を誤れば、組織を誤った方向に導いてしまう事を念頭に置く必要があります。

本記事では、KPI管理の定義から、類似の概念であるKGIやKSFとの違い、設定の手順、設定と管理の注意点について解説します。

なお、目標管理の手法としてMBO(目標による管理)が挙げられるケースもありますが、詳細については下記記事をご覧ください。

KPI管理とは

KPI管理とは、KPIという指標を活用して、組織の目標達成に必要なプロセスや行動を可視化し、目標に対する進捗度や健全度を測定する手法を指します。

なお、KPI(Key Performance Indicator)についても合わせて解説をすると、「重要業績評価指数」と訳語であり、具体的な数値で表され、最終目標であるKGIを達成するための中間指標の事を指します。

KPIの具体例としては、以下の様なものが挙げられます。

  • 営業:受注数・率、アポイント数・率、受注単価、平均契約期間
  • マーケティング:PV件数、CV数・率、反響数・率
  • 人事:採用面談数、エンゲージメントスコア

前述の通り、KPI管理によって、組織の最終目標までに採るべき行動やプロセスが明確になるため、組織にとって以下の様なメリットが発生します。

  • 上司と部下が最終目標までのプロセスを共有して仕事を進める事が出来る
  • KPIが従業員の行動の指針ともなり、各々の行動もより主体的となる
  • 人事・労務などの成果が見え辛い間接部門の目標を可視化出来る

以上の様に、KPI管理は、組織運営上、多くのメリットがあるため、採用されている施策です。

なお、KPIを活用した営業マネジメント全般については、下記記事をご覧ください。

KPIとKGI・KSFの違い

KPI管理をするためには、類似の概念であるKGIとKSFに関する理解が不可欠です。

KGIとKSFを理解せずに、KPIのみを導入する事は、組織の誤った行動を促し、目標達成から逆に遠ざけるリスクを高める可能性があります。

本パートでは、KGIとKSFについて解説します。

KPIとKGIの違い

KGIとは「Key Goal Indicator」の略で、日本語では「重要目標達成指標」と訳されます。

企業や事業で設定した目標を達成しているかを計測するための指標であり、最終目標に該当します。

KPIと同様に、KGIも定量的に定め、客観的に数値化する必要があります。

KGIの設定例としては、下記が挙げられます。

  • 売上高
  • 営業利益率
  • 経常利益率

押さえておくべき重要なポイントは、KPIはKGIの下位概念であり、KGIから逆算して設定するべきものであるという点です。

したがって、後述するように、KPIの前に、KGIを設定する必要があります。

KPIとKSFの違い

次に、KSFとは「Key Success Factor」の略で、日本語では「主要成功要因」と訳されます。

目標達成を導くためには何が必要であるかを示す指標で、「成功に不可欠な要素」を表した言葉です。

KPIやKGIとは異なり、KSFは一般的に定性的に表現され、以下の様が挙げられます。

  1. 業界第1位の技術力を確立する
  2. 20代男性における圧倒的なブランドを確立する
  3. 東京都郊外で知名度No.1となる

KPI設定の注意点とポイント:目標設定のフレームワーク「SMART」

KPI設定の際には、目標設定の代表的なフレームワークである「SMART」が有効です。

SMARTは、以下の5つの観点を考慮する事で、優れた目標設定が可能になります。

  1. Specific:具体的な
  2. Measurable:計測可能な
  3. Achievable:達成可能な
  4. Result-oriented or Relevant:結果に関連性のある
  5. Time-bounded:期限が設定されている

本パートでは、SMARTの構成要素を1つずつ説明していきます。

1)Specific:具体的な

SMARTのSは「Specific」を指し、目標設定における「具体性」の重要性を示唆しています。

KPIを設定・管理する際には、計測する数値がどの様な指標であるかを明確化し、組織のメンバーが同じ基準と目線で目標を追えるようにする事が重要です。

2)Measurable:計測可能な

SMARTのMは「Measurable」を指し、目標設定において「計測可能である事」の重要性を示唆しています。

KPI管理においては、各指標は定量的で計測可能な状態であるため、必然的にMeasurable(計測可能な)の要素を満たしていると言えるでしょう。

KPI管理における実際の運用においては、KPI管理用のシートを整備する事によって、いつでも、誰でも、KPIの進捗を確認出来るようにしておく事が重要となります。

3)Achievable:達成可能な

SMARTのAは「Achievabnle」を指し、目標設定における「達成可能性」の重要性を示唆しています。

高い目標を設定する事は、非連続な成長を達成する上では、重要な考え方ですが、あまりにも非現実的に高いKPIは、逆に組織のモチベーションを下げる事に繋がってしまいます

また、KPIはあくまで、中間指標ではありますが、高すぎる目標設定は、「KPIだけ達成しておけば良い」という誤った考えを組織にもたらしかねません。

学習とリスクにおける代表的な考え方として、以下の概念図が用いられます。

  • Panic Zone:混乱空間
  • Learning Zone:学習空間(Stretch Zoneと表現する事も)
  • Comfort Zone:快適空間

Achievableな目標を設定するという事は、すなわち、チームや組織にとってのLeaning Zone(Stretch Zone)を見極めるという事でもあります。

KPIを設定する際には、目標の高さが今のチームにとって適切なレベル感にあるかどうかを注意する事が重要です。

4)Result-oriented or Relevant:結果に関連性のある

SMARTのRは「Result-oriented or Relevant」を指し、目標設定における「結果との関連性」の重要性を示唆しています。

前述の通り、KPIはあくまで最終目標であるKGIの進捗度を測定するための指標でしかありません。

したがって、KPI管理の際には、「なぜそのKPIを設定したのか?」「そのKPIが高い/低いとは何を意味するのか?」について統一的な理解が組織に浸透している必要があります。

KPI管理におけるよくある失敗例としては、KPIの達成を重要視するあまりに、KGIへの意識の希薄化が起きてしまう事です。

KPIはあくまで中間指標であり、時と場合によっては、KPIを異なる指標に設定し直すという選択肢も持っておく事が重要でしょう。

5)Time-bounded:期限が設定されている

SMARTのTは「Time-bounded」を指し、目標設定における「期限」の重要性を示唆しています。

企業経営に限定する事なく、期限設定のない目標は形骸化する可能性が高いため、KPIを設定する際にも、「いつまでに達成すべき指標なのか」を明確にするようにしましょう。

KPI設定の手順

では、KGIとKSFを踏まえたうえで、KPIの設定の手順を見ていきましょう。

KPI設定は下記の手順で進める必要があります。

  1. KGIの設定
  2. KGI達成のためのプロセスの最高
  3. KSFの絞り込み
  4. KPIへの落とし込み

加えて、KPI設定の際には注意すべきことがあるため、手順を踏まえた後に注意点もみていきましょう。

1)KGIの設定

KPI設定における第1の段階は、「最終目標=KGIの設定」です。

企業理念やチーム戦略に沿って、具体的かつ数値化した目標設定をしましょう。

全社員の目標になるため、全社員の理解や共有が可能な目標が好ましいです。

一般的には、売上高や利益率等が設定される事が多いですが、部やチーム単位で設定する場合には、単位に応じた目標を設定する必要があります。

2)KGI達成のためのプロセスの再考

KPI設定における第2の段階は、「KGI達成のためのプロセスの再考」です。

KGIが完成したら、次は最終目標に到達するための道のり(プロセス)を検討します。

プロセスの形成の例として、以下の手順を紹介します。

  1. KGI(最終目標)と現段階の状況の差分を把握する
  2. その差を把握したうえで、目標達成までの道のりを段階ごとに分けて書き出す
  3. 事業や部門毎に段階毎のプロセスを割り当てる

また、マネジメント層だけでなく従業員からも意見を吸い上げる事も重要です。

双方が合意したプロセスの形成が可能となり、KGI達成への道のりが明らかになります。

3)KSFの絞り込み

KPI設定における第3の段階は、「KSFの絞り込み」です。

具体的には、完成した全体のプロセスに対して、影響度の大きい要素から優先順位をつけ、KSFを絞り込みます。

この作業により、プロセスへの道のりのために最も必要な要因が洗い出せます。

KSFの絞り込む際には、以下の4つのポイントを意識すると良いでしょう。

  1. 企業戦略やチーム戦略に準じて方向性を決定する
  2. 目標達成にあたって致命的なマイナスの要素は何かを把握する
  3. 外部環境と内部環境それぞれについて構成要素を細分化する
  4. それぞれの要素がどの程度、KGI成功への影響力を持っているかを把握する

4)KPIへの落とし込み

KPI設定における第4の段階は、「KPIへの落とし込み」です。

KSFで洗い出した項目に沿って、具体的で明確に測定できる指標を個別に作ります。

なお、KPIへの落とし込みの際には、前述の「SMART」の要素を満たすように設定しましょう。

KPI管理における注意点とポイント

KPIは、設定した後の運用・管理が重要です。

KPI管理におけるよくある誤りは、KPIの設定に非常に多くの時間を投入したものの、その後の運用・管理が継続的に行われず、形骸化してしまうというものです。

KPIの管理・運用においては以下の要素が重要です。

  1. 柔軟性
  2. 評価システムの可視化

本パートでは、KPIの管理・運用における2つの注意点とポイントを紹介します。

1)柔軟性

KPIの管理・運用における第1の注意点は「柔軟性」です。

KPIの運用・管理においては、継続的な改善を繰り返すことが重要です。

なぜなら、KPIを実際に運用する中で、設定したKPIが適切でなくなるという事が往々にして発生するからです。

元々誤ったKPI設定をしていた場合もあれば、外部環境・内部環境の変化によって、設定したKPIが機能しなくなるという場合もあります。

いずれにせよ、最も重要なのは、KGIの達成であるため、設定したKPIは責任を持って追いつつも、絶対視し過ぎないバランス感覚が経営者や管理職には求められると言えるでしょう。

2)可視化

KPIの管理・運用における第2の注意点・ポイントは「可視化」です。

本記事の中で何度か言及されていますが、KPIは設定以上に運用・管理が肝となります。

  • 期限に対して適切に進捗しているか?
  • KPIとKGIは連動して進捗しているか?(KPIは中間指標として機能しているか?)
  • メンバーはKPIを意識して行動しているか?

実際にKPIを運用する際には、上記のポイントを常に確認する必要がありますが、そのためには、KPIが誰にとっても見える形になっている必要があります。

近年は、職種や業界別にKPIを可視化するための便利なツールが揃っていますが、まずは、ExcelやGoogle Spreadsheetの様な身近な表計算ソフトでも全く問題ありません。

KPIを誰にでも見える形で可視化し、進捗を常に測定出来るようにしましょう。

なお、手軽にKPI管理を始める方法には、日報ツールが有効です。

詳しくは下記の記事をご覧ください。

また、下記記事では、エクセルを活用した目標管理について紹介しています。

Co:TEAMの紹介

Co:Teamは「日報・タスク管理・目標管理」を一括管理出来るマネジメント支援ツールです。

メンバーや組織毎に目標数値となるKPIを設定し、毎日の日報提出の際の振り返りを習慣化する事によって、KPIの浸透と組織の目標達成をサポートします。

まとめ

KPI管理は、目標管理の手法として、一般的になりつつある一方で、活用用途次第では、組織を誤った方向に導いてしまうというデメリットも持ち合わせています。

SMARTなど本記事で紹介した注意点を考慮した上で、KPIを設定し、常に指標の推移をモニタリングしながら、状況に応じて、KPIの再設定を検討出来る柔軟性を持ち合わせている必要があります。

KPI管理を上手く活用する事で、組織を目標達成に導きましょう。