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エクセル(Excel)日報はムダが多い?│メリット・デメリット・解決策

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エクセル(Excel)日報はムダが多い?│メリット・デメリット・解決策

エクセル日報(Excel日報)は、「日報をエクセル形式のフォーマットで作成し運用する方法」の事を指し、日報を運用している多くの会社で根強い支持があります。

その背景としては、Microsoft Officeが多くの会社に導入されている点にあります。

一方で、エクセルはあくまで表計算ソフトであり、日報の作成・運用・管理に特化したツールではなく、日報の効果を最大限に引き出す上で、デメリットも少なくありません

本記事では、エクセル日報のメリット・デメリット・解決策について紹介します。

なお、日報そのものの書き方や意味・意義については下記をご覧ください。


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日報をエクセルで書く事のメリット

日報をエクセルで書く事が根強い支持を受けている背景には、エクセル日報ならではの幾つかのメリットがあります。

  1. 導入コストがかからない
  2. エクセル経験があれば誰でも使える
  3. 自由度が高い

本パートでは、エクセル日報の上記3つのメリットについて解説します。

1)導入コストがかからない

エクセル日報の第1のメリットは「導入コストがかからない」事です。

デスクワークをメインとする仕事であれば、多くの会社がMicrosoft Officeをを導入しているのではないでしょうか。

結果として、既に導入済みのツールを活用するため、システムの追加が投資が不要であるケースが多いと言えるでしょう。

エクセル日報は、業績により追加投資が厳しい場合や、日報の取り組み自体を試験的に運用する段階であれば、十分に選択肢になり得ると言えます。

2)エクセル経験があれば誰でも使える

エクセル日報の第2のメリットは「エクセル経験があれば誰でも使える」事です。

前述の通り、デスクワークに携わる仕事の場合、多くの方がエクセルに一度は触ったことがあるのではないでしょうか。

つまり、操作方法や使い方について説明する場合に、教育コストがかかりにくいというメリットがあります。

また、日報の導入推進者にとっては、普段から使っているツールがベースのため、新しく日報を始める際に、社内の説得コストを抑えられるという事も大きなメリットになるでしょう。

3)自由度が高い

エクセル日報の第3のメリットは「自由度が高い」事です。

エクセル日報の自由度の高さとして、以下のポイントが挙げられます。

  • 幅や高さなどサイズ・レイアウトの設定を自由に変える事が出来る
  • 文字サイズや着色も変更し、視認性も調整出来る
  • 関数等を活用し、簡単な表計算や進捗管理を組み込む事が出来る

例えば、個人や部署単位でフォーマットを変更・最適化を図っていきたいというケースにおいては、エクセル日報は有効に機能すると言えます。


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日報をエクセルで書く事のムダとデメリット

日報をエクセル書く事には、幾つかのムダとデメリットがあります。

エクセル日報を検討されている場合には、ムダとデメリットについて正確に理解した上で、日報を運用する方法・ツールを選定する事が重要です。

  1. 検索性と一覧性が低い
  2. 入力負担が大きい
  3. 日報データの集約や分析に手間がかかる
  4. 記載内容からコミュニケーションが生まれ辛い

本パートでは、エクセル日報につきまとう4つのムダとデメリットについて解説します。

なお、上記で挙げていないエクセル日報のデメリットである、メールで送る場合の無駄や非効率性については、下記記事で詳しく解説をしています。

1)検索性と一覧性が低い

日報をエクセルで書く事の第1のデメリットは「検索性と一覧性が低い」事です。

日報を社内共有するルールの場合、個々人が日報のエクセルファイルを1つずつメール送信したり、共有する形式を取るケースは少なくありません。

結果として、日付や個人名毎の日報データが分散し、いつ、どんな情報が記載されていたのかを後から振り返るのが難しいという課題が発生しがちです。

また、フォーマットによっては、時系列で振り返る事も難しく、エクセルの自由度の高さと検索性と一覧性がトレードオフの関係になっているとも言えるでしょう。

エクセル日報を検討される場合は、振り返りや複数メンバー間の比較が難しい事を考慮しておく必要あるでしょう。

2)入力負担が大きい

日報をエクセルで書く事の第2のデメリットは「入力負担が大きい」事です。

当然の事ですが、エクセル日報を作成するためにエクセルを立ち上げなければななりません。

結果として、エクセルは、優れた表計算ソフトではあるものの、日報を作成する際には、入力面の負担が大きい事は、避けられません。

特に、スマートフォンにおける入力性が極めて悪い点は留意する必要があるでしょう。

営業や販売、コンサルタント等の外出や異動が多い職種にとっては、PCを立ち上げないと入力しにくい事が運用上のボトルネックになる可能性については十分に配慮する必要があります。

3)日報データの集約や分析に手間がかかる

日報をエクセルで書く事の第3のデメリットは「日報データの集約や分析に手間がかかる」事です。

日報は毎日の業務報告であると同時に、業務内容や作業の記録(ログ)としての側面や、自分自身の成長や感情の記録という側面があります

一方で、エクセル日報の場合、時系列で日報を見ていく事が難しく、中長期の振り返りには向いておらず、毎日のログから分析をしたり示唆を得るという事が難しいというデメリットがあります。

また、記載した内容からキーワードや定量的な情報を分析しようとすると、レイアウト変更や表記揺れ等の影響を受けやすいという、極めて現実的な問題も考慮する必要があるでしょう。

4)記載内容からコミュニケーションが生まれ辛い

日報をエクセルで書く事の第4のデメリットは「記載内容からコミュニケーションが生まれ辛い」事です。

エクセル日報は、1日毎の記載内容は自由度が高く、分かりやすい反面、日報1つ1つに対してコメントや反応する様な運用に向いていません。

結果として、エクセルによる日報運用は、上司と部下だけのコミュニケーションになりがちです。

上司からのフィードバックや確認がない運用になってしまった場合、形骸化する可能性が高いと言えるでしょう。

エクセル日報のデメリットの解決策│日報ツールのメリット

エクセル日報のデメリットには解決策があり、その手段が日報ツールの利用です。

日報ツールはデメリットを紹介するパートで挙げたエクセル日報のウィークポイントをカバーし、効率的かつ効果的な日報運用を実現します。

  1. キーワードや日付で日報の検索が簡単にできる
  2. 入力しやすさを考慮した設計になっている
  3. ダッシュボード機能で日報データを俯瞰的に見られる
  4. 「いいね」「コメント」機能でコミュニケーションを促進する

本パートでは、エクセル日報では実現が難しい、日報ツールの3つのメリットについて紹介します。

なお、日報ツールについては、以下の記事で詳しく解説をしています。

1)キーワードや日付で日報の検索が簡単にできる

エクセル日報と比較した際の日報ツールの第1のメリットは「キーワードや日付で日報の検索が簡単にできる」事です。

前述の通り、エクセル日報では、毎日提出される日報を蓄積+集計して、全ての日報に対して特定のキーワードを調べたりする構造になっていません。

一方で、日報には、事業運営やチームマネジメントの改善にヒントとなる情報が詰まっています。

多くの場合は、定性情報であるものの、「競合起業とのバッティングが増えた」「特定の企画が刺さりやすくなっている」など戦略・戦術に活かせる情報をストックさせる事が可能です。

日報ツールでは、こうした日報に蓄積する有益な情報の検索や一覧性を担保する仕組みが内包されています。

2)入力しやすさを考慮した設計になっている

エクセル日報と比較した際の日報ツールの第2のメリットは「入力しやすさを考慮した設計になっている」事です。

日報ツールは、日報作成に特化したツールであるため、日報を作る手間を出来るだけ減らす工夫がされています。

特に日々の業務が多忙な場合や、外出が多い場合は、エクセル日報では、日報作成の手間>メリットの構図となり、継続的な運用が難しいケースがありますが、日報ツールはそれらの問題を解消します。

また、日報ツールは、スマホを意識したUI/UX設計になっている事も多く、営業職や販売職などのまとまったPC作業の時間が取り辛い職種でも運用がしやすいというメリットもあります。

3)ダッシュボード機能で日報データを俯瞰的に見られる

エクセル日報と比較した際の日報ツールの第3のメリットは「ダッシュボード機能で日報データを俯瞰的に見られる」事です。

日報には、当日の業務内容や振り返りに加えて、定量的な情報を必須項目として設定するケースがあります。(例:目標に対する進捗、健康やモチベーションの5段階評価など)

一方で、エクセルでは日報の全提出者の情報を統合して、個人やチーム毎に時系列や項目別に分析をする事に向いていません。

日報ツールは、ダッシュボードを前提とした設計になっているため、日々取得データから業務やチーム状況の改善に活かせるデータを誰にでも見える形に出来るというメリットがあります。

4)「いいね」「コメント」機能でコミュニケーションを促進する

エクセル日報と比較した際の日報ツールの第4のメリットは「「いいね」「コメント」機能でコミュニケーションを促進する」事です。

日報ツールには、提出された日報に対して「いいね」や「コメント」を簡単に送れる機能が多くの場合付帯しています。

「いいね」「コメント」の機能は、自分の経験した事や振り返った内容に対して、「いいね」が送られる事によって日報作成を習慣化出来るようモチベートする事を意図して設定されています。

コメントを通じて、振り返りの内容が深まったり、業務や戦術・戦略に関する有益な議論が展開される事で、事業運営のスピードが加速するというメリットがあります。

また、上記の様な生産性のある活発なコミュニケーションを促進する事は、従業員エンゲージメントを向上させるという副次的な効果があります。

従業員エンゲージメントについて詳しく知りたい場合は、下記記事をご覧ください。

Co:TEAMの紹介

Co:TEAMは、個人と組織の「タスク・目標・体調等のコンディション情報」を一元管理可能な日報ツールです。

日報を社内に浸透させていくためには、出来るだけ日報作成の手間を減らすことが重要です。

Co:TEAMでは、タスク管理機能を活用すると、日報作成時に当日に行った業務が自動的に挿入されるため、日報作成の手間を大きく削減出来ます。

また、目標数値の進捗を日報提出時に振り返る設計によって、毎日目標を意識し、達成に向けた行動を考える組織づくりを実現します。

Co:TEAMの詳細については、下記より資料をダウンロードください。

また、タスク管理について詳しく知りたい場合は、下記記事をご覧ください。

まとめ

エクセル日報は、コストをかけずに運用を始めたり、自由度高く日報のフォーマットを作成したい場合には、日報を運用する1つの選択肢になり得ます。

一方で、中長期的に日報を運用したり、毎日提出された日報のデータからマネジメントや事業運営に活かせる示唆を得ようとした場合には、ムダやデメリットが多い点に留意する必要があります。

日報を運用するためにどの様な方法を採用するかについては、日報の目的や期間・範囲を吟味した上で、意思決定をしましょう。


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