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メール日報は手間ばかり?デメリット・ムダを省く効果的な活用方法

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新たな年度も始まり、日報を新入社員の育成に取り入れる方も多いのではないでしょうか。

日報は、毎日時間を使う作業だからこそ、効果的な運用ができなければ「めんどくさい」「手間がかかる」と思われてしまいます

メール日報は、実はデメリットだらけです

本記事では、メール日報のデメリットや、より日報を効果的にするための運用方法について解説します。

日報を効果的に活用することで、社員の成長を支援し目標達成に近づきましょう。

日報の目的や意義については以下の記事を参考にしてみてください。


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メール日報のメリット

メール日報のデメリットを解説する前に、まずはメリットについて紹介します。

メール日報のメリットは以下の通りです。

  1. コストがかからない
  2. 場所を選ばない

上記のメール日報によるメリットについて詳しく解説します。

エクセルでの日報作成について知りたい方は下記の記事を確認してみてください。

1)コストがかからない

メール日報のメリット1つ目は、コストがかからないことです。

メールでの運用は、導入時はもちろん、コストがかからず日報を継続できます。

日報を取り入れていない会社においては、日報が社内でどのような役割を果たすのか見えにくく、導入はできるだけコストをかけたくないのではないでしょうか。

メール日報は、始める上でもっとも手軽な手段だと言えるでしょう。

2)場所を選ばない

メール日報のメリット2つ目は、場所を選ばないことです。

場所を選ばず日報の作成が可能になると、日報にかける時間の短縮につながります。

会社によっては、社外から社内システムにアクセスできないという理由から、会社内でしかメールを作成できないかもしれません。

しかし、そのようなことがない限りメールの作成は場所を選ばず行えます。

移動が多い職種の方にとっては、移動しながら作業ができるため効率よく日報を作成できるでしょう。


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メール日報における書き手のデメリット

メール日報は、書き手にとっても以下のようなデメリットがあります。

  1. 作成に手間がかかる
  2. 読んでもらえない可能性がある

日報は、書き手が「めんどくさい」と感じただの作業のようにしてしまうと、運用がうまくいかなくなります。

本パートではメール日報における書き手のデメリットを詳しく解説します。

1)作成に手間がかかる

メール日報における書き手側のデメリットとして、1つ目に作成に手間がかかることが挙げられます。

メールでの作成は、日報の内容を埋めるだけでなく、件名やメーリングリストの設定など幾つかの作業をしなくてはなりません

また、上司の方に提出するため、以下のような慣例文を添える手間が発生します。

〇〇さん

お疲れ様です。△△です。
日報を提出いたしますので下記をご確認ください。

【日報の内容】
・・・・・・
・・・・・・
・・・・・・

以上となります。
明日もよろしくお願いいたします。                     

また、メールは1度送信してしまうと、後からの編集ができないため送信する前に徹底した見直しが必要となります

気軽に手直しできないことから発生する見直しの作業も、書き手にとっては手間となるでしょう。

2)読んでもらえない可能性がある

メール日報における書き手側のデメリットとして、2つ目に上司に読んでもらえない可能性があるということです。

上司が日々受け取る大量のメールの中に、せっかく提出した日報が紛れ込んでしまう可能性があります。

メールではLINEのような既読機能もないため、上司がメールを読んでくれたかどうかも把握できません

日報を読んでもらえなければ、日報を書く意欲が失われてしまいます。

メール日報における読み手のデメリット

メール日報は、読み手にとっても以下のようなデメリットがあります。

  1. 検索性が悪い
  2. 気軽なフィードバックやコメントができない
  3. メンバーの提出状況を確認できない

日報は、書き手の成長を促すためにも、読み手の存在が必要不可欠です。日報があることでメンバーのマネジメントが行いやすい状態を目指しましょう。

本パートではメール日報における読み手のデメリットを詳しく解説します。

1)検索性が悪い

メール日報における書き手側のデメリットとして、1つ目に検索性が悪いということがあります。

読み手が「ある業務の進捗状況について確認したい」と感じたとしても、メールだと検索性が悪いため、どこにその情報があるのかを把握するのが難しいという問題があります。

結果、日報で書いたにもかかわらず、口頭でも伝えなくてはならないという2度手間がかかる可能性があります。

2)気軽なフィードバックやコメントができない

メール日報における書き手側のデメリットとして、2つ目に気軽なフィードバックやコメントができないということがあります。

書き手がメールの作成を手間だと感じるように、読み手にとってもメールでのフィードバックは手間となります。

返信すれば、件名や宛先を設定する必要がないとしても、日報の内容をフィードバックを行う前に、以下のようなやりとりが行われるでしょう。

〇〇さん

お疲れ様です、△△です。

日報の提出確認いたしました。ありがとうございます。
以下、内容についてコメントしましたのでご確認下さい。

【フィードバックの内容】
・・・・・・・・・・・
・・・・・・・・・・・
・・・・・・・・・・・

以上となります。明日もお願いいたします。

このようなやりとりが続けば、読み手にとってもフィードバックは手間だと感じてしまうでしょう。

また、全体返信にすれば、メンバー全員に他のメンバーへのフィードバックを共有することが可能です。

しかし、それでは他者へのフィードバックと自分へのフィードバックが混ざってしまい、優先して読むべきメールの内容がどれかわからなくなってしまいます。

メンバーが、他のメンバーへのフィードバックを確認でいる状態は理想ですが、より優先度の高い内容かどうかが一目でわかるような仕組みにする必要があるでしょう。

3)メンバーの提出状況を確認できない

メール日報における書き手側のデメリットとして、3つ目にメンバーの提出状況を確認できないことがあります。

メールでの提出では、メンバーの誰から受け取り、誰から受け取っていないのかという確認を一目で行うことができません

読み手は、全てのメンバーから日報を受け取り、業務の進捗状況やメンバーの状態を把握している必要があります。

メンバーが提出したかどうかすぐに確認できない状態は避けたいものです。

メール日報における会社全体のデメリット

メール日報における会社全体のデメリットは以下の通りです。

  1. 情報やナレッジが蓄積されない
  2. 情報が社内で共有されにくい

日報は上手く活用すれば、会社の目標達成を実現するための強力なツールとなります。

ですが、活用ができていなければメンバーの時間を無駄に奪ってしまう作業となってしまいます

本パートでは、メール日報における会社全体のデメリットを詳しく解説します。

1)情報やナレッジが蓄積されない

メール日報における会社全体のデメリットとして、1つ目に情報やナレッジが蓄積されないことが挙げられます。

日報で「早く成果を出す人の行動の特徴」や「目標達成のための適切な行動の道筋」が明らかとなれば、社内の貴重な情報として、今後の育成に活かすことができます

しかし、メール日報は、過去の業務内容や成果を継続的に記録しておくことが困難です。

メール日報は、時間が経ったら消えてしまったり、情報が分散してしまうため、社内で貴重な情報やナレッジを蓄積することができません。

2)情報が社内で共有されにくい

メール日報における会社全体のデメリットとして、2つ目に情報が社内で共有されにくいことが挙げられます。

メールでは、メーリングリストなどを使用することで、全員に日報を共有することは可能です。

しかし、メールでは多くのやりとりが入ってくるため、全員分の日報を見逃さず確認することが難しくなります。

日報が共有されないと、業務の進捗状況や成果もわからなくなってしまうため、目標達成へ向けての改善点を見つけられません

日報をより効果的に活用する方法

メール日報のメリットはそのまま活かし、デメリットを解消しましょう。以下の点がカバーできていると日報が効果的に活用できていると言えるでしょう。

  • 情報がオープンに共有される
  • 情報やナレッジが蓄積される
  • メンバーの提出状況や業務の進捗状況が振り返りやすい
  • フィードバックやコメントが気軽にできる
  • 場所を問わず作成できる

メールでの日報提出も時代遅れと言われてしまう現代では、日報に特化したツールが多く存在します。

日報専用のツールといっても、それぞれ異なる特徴を持っています。自社に適したツールを見つけ、日報の効果を最大化させましょう

以下の記事では、日報のツールについて、それぞれの特徴やメリットを比較しているため、参考にしてみてください。

Co:TEAMの紹介

効果的に日報を活用するツールとしてCo:TEAMを紹介します。

Co:TEAMではメールで発生するデメリットを解消し、日報の運用に役立てることができます。

Co:TEAMにおける日報では以下のようなメリットがあります。

  • 日報の既読機能により見てもらえる安心感を得られる
  • 他者の日報に気軽にコメントを残せる(誰でも閲覧可能)
  • 場所を問わず作成・後からの編集が可能

さらに、Co:TEAMの大きな特徴として、「日報」「タスク管理」「目標管理」といった3つの機能を同時に管理・可視化できるということがあります。

3つの機能が存在することで、以下のようなメリットがあります。

  • 業務の進捗状況が振り返りやすい
  • 日報を目標達成に紐付けやすい
  • 業務の優先順位や重要度が可視化される

日報を目標達成するためのツールにするには、日報だけでなく「タスク管理」や「目標管理」も同時に行う必要があります

3つの機能が1度に実現できるCo:TEAMについて詳しく知りたい方は以下をご覧ください。

まとめ

毎日社員が書く日報。

日々時間を取られる作業なだけに、日報が効果的に活用できるようになれば、チームの成果を驚くほど向上させることができるでしょう。

メール日報は時代遅れになりつつあります。

メール日報で発生するデメリットは、日報専用のツールに変えることで解消できます

自社に合ったツールを見つけ、日報の効果を最大限発揮させましょう。


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