タスク管理とは
タスク管理をマスターすることで、多くのビジネスシーンでポジティブな効果を発揮します。
仕事を細分化し、具体化することで時間軸が分かりやすくなり、仕事の進め方も効率化していきます。
To-doリスト等と呼ばれることも多く、社会人になりたての際に、多くの方々がタスク管理方法について研修を受ける機会があります。
ですが、重要な概念にも関わらず、あまり時間を掛けずに表面的な研修を受けていることで「やり方が分からない」「苦手だと思っている」といった方が実は結構多く、悩まれている人が相当数いらっしゃるのが実情となります。
同僚や上司、お客様といった多くのステークホルダーがいるビジネスにおいて、タスクを可視化し効率的に業務を遂行することは最も重要なスキルの1つであることは疑いありません。
- 「プロジェクトを円滑に進める為」
- 「依頼された仕事を期限までに終わらせるため」
- 「周りとゴールを共有するため」
タスク管理をマスターしていることで上記を実現することが可能となり、成果を出しやすくなります。
この記事では、「効果を出しやすいタスク管理の方法」やそれをサポートするツールを紹介していきます。
タスク管理の3つのメリット
1）時間の短縮
タスクを整理し可視化しておくことは、様々な効果をもたらしますがその中で一番効果が高いものとして、「作業時間を短縮する」ことが挙げられます。
仕事のゴールまでの解像度を上げることにより、道筋が明確になり、作業の手戻りややり直しが減ることが期待できます。
また、仕事の基本であるPDCAサイクルを回す「P=Plan」の部分をしっかりと把握することで、個人のアウトプットの質向上やスキルアップに寄与していきます。
上手にタスクを整理するだけで、すべてのタスクにおいて優先順位がつき「今やらなければいけないこと」「今やらなくてもいいこと」が区別され、心理的な余裕を持って仕事をすることが出来ます。
2）業務量の適正化
仕事をしていると依頼事項が増えてきて、徐々に労働時間が長くなってしまうことや、納期に間に合わせるために無理に残業をしてしまう機会が発生します。
「適切に仕事量をコントロールし、アウトプットを出し続けることができる」ビジネスマンは、周囲を見回してみても、意外とそこまで多くないのが実情です。
なぜそういったビジネスマンが珍しいのか分析すると、「適正に業務配分を出来ていない」組織的な問題にも起因するところもあります。
ですが、個人の問題として、「自分の業務量を正確に把握し、周りに共有出来ていないこと」も大きな原因の1つです。
経験を積んで社会人として成長するにつれ、依頼事項の粒度が大きくなりアウトプットの形が抽象化していきがちです。
その中で、自分を含めた他人の業務量を正確に把握することは、段々困難になっていきます。
3）コミュニケーションの円滑化
その他、タスクをうまく管理することでの「副次的な効果」として期待できる点として、「周りとのコミュニケーションが円滑」になることが挙げられます。
仕事は多くの場合、様々な人と色々なタスクが交差して行われますので、自分のタスクが他人に影響を与え、逆に自分も他人のタスクに影響されます。
タスクを遂行する際に依頼事項や、依頼した作業の重要性などが一目でわかるようになれば周りとの協業もスムーズになります。
タスク管理の方法・形式
タスク管理には大きく分けて「リスト形式」「カンバン方式」「ガントチャート方式」があります。それぞれには一長一短があるため自分の業務を想像しながら、最も適した方法を導入することがポイントとなります。
1）リスト形式
リスト形式は最も簡単で、最も即効性のあるタスク管理方法になります。とにかくやることをリストアップしていきやったものから消していく方法です。
1日のはじまりにその日にやるタスクをリストアップすることで、その日の業務がスムーズに行うことが出来ます。
また、差し込みで業務依頼が来てもリストを確認し着手が可能か、可能でないかも即座に判断することが出来ます。紙に書き出すだけでも効果を実感できることでしょう。
個人でタスク管理をする際にはこの方法が最も適していると言えます。
2）カンバン方式
多くの場合、この方法はプロジェクトで結成されたチームで使われます。
抽象度の高いゴールに向かうプロジェクトはカンバン方式を採用するケースが多く、開発チームや製造現場等でよく用いられます。
一目で情報を共有しやすくし、入力方法も統一されることでチーム内のコミュニケーションを円滑にする効果があります。
同僚や部下の業務量や、ボトルネックとなっている作業が一目で分かるためチームとして負荷の偏りを軽減する効果もあります。
スクラム開発やアジャイル開発とも相性が良く、開発サイドで用いられる機会が増えています。
一方で、運用負荷が高いこともあり、お客様と相対し納期が厳しいビジネスサイドでは用いられることが少ないといえます。
3）ガントチャート方式
こちらは明確な目的と納期があるプロジェクトにおいて用いられることが多い方法になります。
各タスクを遂行する時間軸と各タスクの依存関係を詳らかにすることで、時間軸の調整をしやすくなる効果があります。
コンサルティング会社との共同プロジェクトや社内に新規システム導入を行う際に見るケースが多々あります。
最初にゴールまでの道筋を明確に引くことが求められる方式でもあり、目標が可視化されることでチーム内に安心感を醸成できる効果がありますが、何より運用面で非常に難易度と負荷の高いタスク管理方法と言えます。
現在主流なアジャイル開発やスクラム開発には適さない為開発現場で用いられる機会が減っています。
一方で、ビジネスサイドでは引き続き用いられることが多いと言えるでしょう。
エクセルで作ることも多く、ネットで調べるとテンプレートが散見されますので、もし使われる場合は一から作成せず、こういった雛形を活用されることをオススメします。
タスク管理ツールのメリット
1）複数のタスクを整理・管理することで業務を効率よく進めることが可能
会社には複数のタスクが組み合わさっており、それを適切な形で社内に公開することで大きな組織として生産性を上げることが出来ます。
2）緊急の依頼や別の仕事が入ったときでも対応できる
タスクを公開しておくことは、何より「日常的な業務以外の差し込み業務」を減らし、重要なタスクを選別することにもつながり、チーム内のストレスを削減します。
また、差し込み業務が入ってきたとしてもタスク管理ツールを利用して体外に周知することで、「やらなくてもよい」タスクを防ぐ結果につながることもあり、柔軟に仕事に対応することが可能になります。
タスク管理ツールでは、基本的に上記が実践することができますが、自部署だけでなく、他部署の仕事の進め方も把握できるようになり、効果範囲は広いと言えるでしょう。
3）カテゴリーごとにタスク管理することが可能
組織が大きくなるごとに一般的にタスクは専門・複雑化していきます。
そういった状況において「プロジェクト」「目的」といったカテゴリーを追加できるようになるだけで、自分の整理だけでなく、チーム内の目標認識がズレることを予防できるようになります。
4）明確な目的意識のもと、仕事に取り組むことができる
タスク管理ツールをうまく活用すると、「最終目標を整理して、タスクに落とし込む」ことができます。
その結果、「やった仕事が、求められているものと違ったな」という無駄な仕事の発生を防ぐことにもつながり、モチベーションを維持しやすいというメリットもあります。
5）組織内の進捗状況を可視化できる
作業の可視化は、各工数の進捗状況の把握や業務の優先順位付け、無駄な作業の削減、情報共有の徹底などを明確にする事が可能です。
導入することでBPR効果(業務フローの把握と従業員・顧客満足度の向上)を得ることが出来ます。
おすすめのタンク管理ツール・アプリ4選
1）Trello
最もポピュラーなタスク管理ツールです。
世界最大規模の利用ユーザー数と基本的なタスク管理機能の網羅性を誇っています。
また、個人利用であれば無料でも不自由なく使うことができる機能性が非常に高く評価されています。
2）Asana
機能や料金が平均的で、企業利用には一番適しているタスク管理ツールと言えるでしょう。
ビジネスサイド・開発サイドなど様々な部署でも使うことが出来る網羅的な機能性があり、UI・UXもおしゃれであることからユーザーへの定着率も高くなることが期待されます。
3）Jooto
様々なシーンで利用されているツールで、企業や個人事業主など色々なユーザーに使われています。
基本操作はドラッグ&ドロップで完結できるため直感的な操作が可能です。
4）Wrike
プロジェクトを可視化することができるツールです。
一か所でプロジェクトの計画～進捗管理ができることが受け2万人に利用されています。
また導入に際してコンサルティングを受けることも可能であり、サポートも充実しているといえます。
Co:TEAMとは
Co:TEAM（コ・チーム）は、組織に発生する「仕事への認識」のズレを可視化、注力すべきポイントを明確にすることで最適なコミュニケーションを可能にする、タスク管理機能を伴うマネジメント支援サービスです。
Co:TEAMを活用する事で、マネージャーは、チーム及びメンバーの目標と目標に紐づくアクションの進捗度と優先順位を簡単に確認出来るようになり、生産性と成果をさらに向上させる事が可能になります。
