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意義ある業務日報の書き方と運用法をマスターして実践しよう!【無料テンプレート掲載】

最終更新日:2020/10/29

古今東西、業務日報や営業報告、あるいは週報といった形で記録を残す事を様々な業種業界で求められています。実際「日報 書き方」と検索すると様々な日報のテンプレートが散見されます。基本シンプルなものが多く、また業務日報の書き方の指南についても、簡略的な記載やあまり時間を掛けずに書く事が推奨されているようです。

 その各テンプレートの中でも、以下の2点が必ず押さえられています。

1)対象:上司に対して

2)内容:今日、何をやってかを報告する

 各テンプレート毎に内容についてバリエーションは色々ありますが「内容を詳細化」するパターンが大半であり、営業日報においては売上数値を記載する形式になりますが、概ね「報告書」の一種であり、「日々の業務の整理」と「成果の可視化」が実施目的となります。

 実際問題として、報告書としての「日報」の意義について、疑問を呈する人は少ないと思いますし、必要か不必要かと問われれば、多くの人は「あった方がいいのではないか」と答えるのではないでしょうか。

 しかし一方で「日報を書く意味がない」という声も聞こえてきます。これは一体なぜなんでしょうか? 今日は日報を書く必要性について考えてみたいと思います。

『業務日報』は意味がないのか?

日報なんて書く必要ない、とする方の主張の大きな根拠として『書いても誰も読まない』ことが挙げられます。

多くの会社組織では、日報を指定されたテンプレートに記載し、上司に提出する、といった流れになっていますが、会社によっては社長に出すケースもある中、一連の流れが形骸化し、「日報を誰も読まない」状態が発生することによって、そもそも書く必要性がないと考えられがちです。

 なかなかに説得力のある主張です。もともと、日報の意義は「上司への報告」であり、その報告がなされないのでは、書く必要がないのではないか、という言い分は一定の説得力がありますが、問題の本質としては「部下からの報告を読まない上司」が問題であって、「日報を書く事」が問題でない点がポイントです。

では、なぜ上司は日報を読まないのでしょうか?

 

部下からの報告がない事で注意を促す事はあっても、報告があって困るという事はありません。しかも、ルーティンワークと化している「日報を書く」という仕事は、日々の業務レベルとして処理すべき事項として当然のものだと、経営層やマネジメント層は捉えています。

一日中、部下に張り付いている訳にはいかない以上、その日に部下が何をやったかを興味関心を持つことも、上司の仕事と言えるのではないでしょうか?

つまり、現状とあるべき姿にGAPがある、といえます。(図1参照)

図1

日報を意味のあるツールにする第一歩とは?

 現状、日報が活用されていないケースが多い事も想像できます。日報の意義を再認識する為には、「あるべき姿」を整理する必要があります。日報を活用する事で望みうる最高の形はどうかを検証する事で、解決すべき課題が明確になります。

  • 1 上司への報告ツール(特定の目的あり)
  • 2 日々の仕事の把握が分かりやすい
  • 3 業務の進捗を可視化できる
  • 4 どの業務にどの程度の時間を掛けているのか、分かる
  • 5 何らかの方法で部下にフィードバックがある

細かい点を上げればもっとありますが、主だったポイントは上記の5点になります。

逆に現状はどうなっているのかを対比する形で考えてみますと……

  • A 上司への形式的な報告(ルールでやらないとダメなので、やっている)
  • B 日々の仕事については、日報がなくても上司に報告している
  • C 業務の進捗の可視化はできない
  • D どの業務にどの程度の時間を掛けているのか、分からない
  • E フィードバックは皆無

 現状を整理すると、確かに形骸化している様子が分かります。これだと「書くことがない」「意味がない」と言われても仕方ありません。

日報を通じて、部下を指導している会社がありますが、『業務日報不要論』の根底には、何のために日報を書いているのか不明瞭であるケースが多々あります。

何のために業務日報を出すのか、という点で、「上司への報告ツール」では不足しており、「何かの目的」を達成する為の報告ツールとして、成果に還元していく必要があります。

業務日報が社内ルールとしてスタートする理由として「後々のために仕事の状況を記録する、あるいは上司が確認できない状況の中で管理する」為にスタートした習慣/制度だと思われますが、時間の経過とともに形骸化していった事が分かります。

こういったマネジメント不全を『官僚制の逆機能現象』(図2参照)と表現されます。業務日報を始めた当初はその目的達成がなされていたのですが、時間の経過とともに「手段が目的化(とにかく日報を書かなくてはならないが、役立っているのか不明)」し、意義が失われて習慣だけ残る状態で生産性が低下している点が、日報に関する不満をもたらす原因の最たるところでしょう。

図2

成果を出すための「脱管理」業務日報システム

業務日報は、目的が理解されず惰性で書いても成果が出にくい事はわかりますが、では、業務日報の《あるべき姿》を再定義する事で、意義のある業務日報にしていきましょう。

先述しました5つの点を踏襲して話を続けたいと思います。

  • 1 上司への報告ツール(特定の目的あり)
  • 2 日々の仕事の把握が分かりやすい
  • 3 業務の進捗を可視化できる
  • 4 どの業務にどの程度の時間を掛けているのか、分かる
  • 5 何らかの方法で部下にフィードバックがある

初めに整理をすると報告の為のツールとしては、今はメールや携帯など、紙(Wordなど)で残す必要性は少なく、方法論の問題でしかありません。

つまり、わざわざ記録するからには、目的達成の一助である必要があります。今回は分かりやすく「営業日報」とするのであれば、売上や見込み顧客の管理を一緒にできる事が大事になるかと思います。つまり、意義ある日報とは目標達成の補助ツールであり、上司の報告をメインとしたものではない、という事が言えるでしょう。

上記のように定義するのであれば、日々の仕事をどうやっているかは、上司以上に本人が理解する事が重要になります。業務の把握と進捗、それに時間は報告よりも、当事者としての状況把握を支援する仕組みが重要になります。営業支援の文脈では、SFA(Sales Force Automation)やCRM(Customer Relationship Management)などがありますが、広義で解釈するならば、これらも業務日報の機能に包括されるものであり、その一部を有効であると判断して、機能独立したものです。「目的達成の一助」と考えた時に、日報の余計な部分をそぎ落とし、営業支援に特化したものであり、これらのツールが営業支援市場として注目を集め、実際に使われる事を考えると「日報は有効なもの」という事は依然として声高に主張できる事である証左といえるでしょう。

逆説的な物言いをするのであれば、元は業務日報から派生している以上、SFAもCRMも業務日報と同じ問題を抱えていると言えます。つまり、以下の5点を解決するための工夫をしていると考えるべきです。

  • A 上司への形式的な報告(ルールでやらないとダメなので、やっている)
  • B 日々の仕事については、日報がなくても上司に報告している
  • C 業務の進捗の可視化はできない
  • D どの業務にどの程度の時間を掛けているのか、分からない
  • E フィードバックは皆無

 整理すると、CとDについては、案件進捗のステージの把握、色付けをするなどの工夫でクリアができる内容になっています。Bについては、システムにログインすれば確認できるので、わざわざ日報で報告せずともできる事になっていますが、AとEについては属人的な課題が残っており、SFAなどが機能していない、といった話が出る時に、必ず挙げられるポイントでもあります。

 つまり、日報を確認してフィードバックする、という行為が上司の仕事に含まれていない事を示唆していると推測できます。

意味のある業務日報の書き方やフォーマット

 さて、ここまで「業務日報」の意味とは何か、どういう意義を見出すのか、を整理してきましたが、書き方以上に業務日報をどう運用するのか、が重要だという事が分かってきました。業務日報にはそれぞれ「目的達成の一助」である必要があり、上司だけでなく、本人の目標達成の支援の機能が必要です。

 業務の進捗や掛けた時間の管理については、既存のシステムでもあるように色付けやUIの工夫でクリアできそうです。もちろん、システムを使わなくてもエクセル等でも代用は可能ですが、管理の観点から見ると紙での日報提出は、官僚制の逆機能現象の最たる事例と言えそうです。日報の意味を考えるのであれば、少なくともデジタル化はマスト要件といえます。業務日報の為だけにシステムやクラウドのアプリを導入するのも、ちょっとな、という事であれば、まずはエクセルでの管理から始めると良いかと思います。

 それらを踏まえた上で重要なのは、上司からのフィードバックになります。日報に書かれた内容が事実であるならば、現状と日報との間に大きな乖離は生じにくいです。乖離があるのであれば、業務進捗に何らかの課題がある訳ですが、その課題を指摘し、解決するように助言する事が上司の役割と言えます。業務日報は部下が書く、では完結せず、上司がフィードバックして初めて「意味のある日報」となります。

 業務オペレーションとして、そこまで含んで設計できるかが重要です。一般的に、日報の活用は上司に一任されているケースが多いですが、そもそも何のトレーニングを積んでいない人が十全に活用できる訳もなく、組織としてのモデルケースが必要不可欠と言えるのではないかと思います。

意味のある業務日報のポイント

  • 1 部下の目標達成の一助になる設計がなされている
  • 2 進捗状況が可視化できる
  • 3 仕事の状態が可視化できる
  • 4 上司からのフィードバックまで含めて『業務日報』の業務として設計されている

と上記のようにまとめる事ができます。

ここまでの流れを含む理想の日報のテンプレートを掲載します。

おすすめ日報テンプレート&例文

営業日報
2020年◯月◯日(◯)
報告者氏名:◯◯ ◯◯  

【状態】
体調:★★★★☆
モチベーション:★★☆☆☆  

【本日の商談】
商談数:2
商談フェーズ進んだ数:1
失注した数:1  

【商談結果・考察】

営業先企業:◯◯
商談フェーズ:商談フェーズA→B
商談内容:http://……..
要因:
次アクション:  

営業先企業:◯◯
商談フェーズ:商談フェーズA→失注
商談内容:http://……..
要因:◯◯機能がないことで競合製品に決定
次アクション:◯◯機能ができた段階で掘り起こし  

【チーム共有事項】
例文:競合のプライス変更があった様子、どなたか詳細情報あれば共有ください。  

【他部署への共有事項】
例文:◯◯機能がないことで競合製品に決めたとのこと。  

【困っていること】
例文:商談フェーズBからCにに進めるために必要な資料の内容に自信がない。  

【プロモーション】
例文:状況質問しかできなかったが徐々に示唆質問ができるようになってきた。 それに伴い成約率が上がった。 ◯◯さんが時間を割いて示唆質問のポイントを教えてくれた。

ポイント

  • ・コミュニケーションの取り方のヒントとなる体調やモチベーションを入れる項目を作る→コミュニケーションコスト削減
  • ・本日やったことをサマリー化(SFAサマライズ可能な場合不要)→作成工数削減
  • ・営業報告内容は営業フェーズの変化とそれに関する考え方をまとめる→セルフマネジメント、定性評価
  • ・詳細(商談ログ)は別途まとめているツール(SFAやエクセル等)のリンクを貼る→作成工数削減
  • ・チームメンバーや他チームのメンバー、マネージャーに共有できる→情報共有

「業務日報は古い」「意味ない」という声が現場から飛び出すこともありますが、今一度「とりあえず書くだけで活用されない日報」から脱却するため上記テンプレを活用、運用することで会社の成長支援が期待できます。

業種業界によって、最適な業務日報のフォーマットは変わりますので、適宜カスタマイズしながらぜひご活用ください。

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