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【アフターコロナ】本当に必要な営業日報・営業報告書のつくり方 ~必要な情報と負担にならない形式をご紹介~

最終更新日:2020/10/29

アフターコロナの新しい営業日報・営業報告書

新型コロナの影響により、私たちの生活や働き方など多くのことが変容を遂げています。営業活動もコロナ前と比べ大きく変化を遂げました。

リモートワーク(在宅ワーク)やWeb会議の導入など、お客様と直接接触する営業パーソンほど、今までの働き方からの変化を余儀なくされたのではないでしょうか。

そのような環境下で問題視されるのがコミュニケーションコストの増大です。

社内チャット等のコミュニケーションツールの利用と共に営業日報・営業報告書の必要性が昨今見直されています。

営業日報・営業報告書が本当に必要なのか、どのように運用すれば良いのか、今まで営業日報・営業報告書を運用していた企業も、これから新規で営業日報・営業報告書を取り入れたい企業もアフターコロナにおける新しい営業日報・営業報告書のあるべき姿を今一度見直す良い機会なのではないでしょうか。

 

営業日報・営業報告書とは

営業日報・営業報告書とは一般的に営業活動に関する活動報告をする文書であり、報告内容に関しては特に規定はありません。

(日報の場合は1日の営業活動に関する活動報告となります。)

形式としては、どのくらいの時間で(How long)誰が(Who)どの企業と(with whom)何を話したか(What)の4つのポイントをまとめているケースが多く紹介されています。

 

How long(どのくらいの時間で)

Who(誰が)

With whom(どの企業と)

What(何を話したか)

 

一般的な営業日報・営業報告書のテンプレート

 

営業日報

2020年◯月◯日(◯)

報告者氏名:◯◯ ◯◯

営業先企業名:◯◯

先方担当者:◯◯ ◯◯

商談目的:初回商談

商談結果:商談ログの記録がそのまま記載される

課題:

次アクション:

営業先企業名:◯◯

先方担当者:◯◯ ◯◯

商談目的:クロージング

商談結果:商談ログの記録がそのまま記載される

課題:

次アクション:

 

アフターコロナでの営業日報・営業報告書の目的の変化

営業日報・営業報告書導入の目的は大きく2つに因数分解することができます。

営業の成果をあげる」ことと「定性的な評価をする」ことです。

既存の営業日報・営業報告書では「営業の成果をあげる」ことのみを目的としているケースが多く見られますが、アフターコロナにおける導入目的としては「定性的な評価をする」という側面が強くなることでしょう。

 

なぜ営業日報・営業報告書が失敗しやすいのか

営業日報・営業報告書を導入することで必ず「営業の成果をあげる」ことができるのであれば、なぜ全ての企業で導入されていないのでしょうか。それは、現場での運用設計の難しさに起因しています。

よくある導入失敗例ですが、マネージャー側にしかメリットがない場合や、プレイヤーが書いた営業日報・営業報告書をマネージャーが確認をしていない場合、プレイヤーに重複した内容を書かせている場合は成果が出る以前に運用自体が継続困難になります。

マネージャーの不安(例えばプレイヤーがしっかり仕事をしているのかわからないという不安や目標値に届くのかという不安)を解消するための営業日報・営業報告書である場合、上記の運用になっていることが多く失敗の原因となります。

 

必要な営業日報・営業報告書の内容

失敗しないための必要な営業日報・営業報告書の内容のポイントですが、目的を達成できるかどうかを基準とすることです。そのためには目的をさらに因数分解をしていく必要があります。

 

「営業の成果をあげる」ための内容

ポイントは以下2点です。

①マネージャーは営業日報・営業報告書から何を確認すべきか

②プレイヤーの営業日報・営業報告書運用におけるメリットは何か

 

■①マネージャーは営業日報・営業報告書から何を確認すべきか

営業の成果は最終的には成約数や成約額、成約率という数値で判断されます。その過程である商談フェーズを進めることが営業の仕事です。営業の成果が出ているかどうかを確認するためには遅行指標である成約に関わる数値を確認するのではなく、営業パーソンが順調に商談フェーズを進められているのかを確認する必要があります。

マネージャーはプレイヤーが商談フェーズを次に進められない要因が明確かどうか、取りうる対策が取れているか、何か支援が必要ないかを確認する必要があります。

また、全体に成果を上げたい場合は順調に商談フェーズを進められる要因から分析することも良いでしょう。

 

■②プレイヤーの営業日報・営業報告書におけるメリットは何か

プレイヤーが営業日報・営業報告書を作成する最大のメリットはPDCAのC(Check)→A(Action)→P(Plan)を行うことでセルフマネジメントが行えることです。このメリットをプレイヤー自身に理解してもらうことが運用の前提になります。

また各プレイヤーが提出した営業日報・営業報告書からメリットのある情報が共有できることが重要です。例えば市場の変化(お客様のニーズの変化や競合の戦略変更等)や営業の成果をあげることができた要因を共有できるとマネージャー対プレイヤーの1対n構造ではなくn対nのコミュニティ化をすることが可能となります。

お互いに有益な情報交換をするための場としての活用を目指すのがポイントです。

「定性的な評価をする」ための内容

営業パーソンは営業の最終的な数値(成約に関わる数値)で評価をされることが多く、 プロセスの評価や個人の成長に目を向けた評価がしにくいと言われています。各プレイヤーに次の商談フェーズに進むための課題やそれに対する対策を営業日報・営業報告書に記載してもらうことでマネージャーはサポートがしやすくなるだけでなく各プレイヤーの変化に気付けるようになるでしょう。

また、各プレイヤーも自分の成果を受動的に評価してもらうことを待つのではなく、能動的に自分で自分をプロモーションしていくことも必要です。半期や四半期の評価で自分がどのように変化したか、どんな工夫がどのような成果につながったかを全て覚えておくことは困難なので、日々の積み重ねとして記録に残しておきましょう。

詳細な運用設計のご相談はこちらよりどうぞ

営業日報・営業報告書の運用設計のポイント

では、具体的にどのようなポイントに気をつけて営業日報・営業報告書を運用していけば良いのでしょうか。

 

営業日報・営業報告書の作成時間を最小限にする

1日に必要な営業日報・営業報告書の作成工数を30分と仮定しましょう。それを10分に削減できたとしたら、1チーム10名構成と仮定するとチームで1日で200分の削減に繋がります。これを年単位に換算すると48000分=800時間の削減となります。1商談を1時間と仮定すると800商談分の時間を作ることができます。

単価が高ければ高いほどこの成果は大きく反映され、仮に単価が20万円で10%の成約率と低めに見積もっても1600万円分の時間を創出することになります。

Web会議が増えているとはいえ、外出する機会の多い営業パーソンにとってはPCに依存しない日報入力形式が望まれます。

また、別途ツールに記載している内容に関しては重複して記載することがない設計が求められます。

 

提出された営業日報・営業報告書に対してマネージャーが反応をする

営業日報・営業報告書は一方的なものでは意味を持ちません。報告されたものに対してマネージャーが反応をし、双方向のコミュニケーションを取ることでプレイヤーにとって初めて意味を持ちます。これが継続の最大のポイントとなります。

また同時にマネージャー側でも双方向性にすることでコミュニケーションの難しさという課題に直面します。

相手の気質やその時の状況に応じてコミュニケーションをとる必要があるため、営業日報や営業報告書の提出時にその日の体調やモチベーションを簡単に共有するような仕組みを作っても良いかもしれません。

また、必ずしもマネージャーは毎日アドバイスをしなければならないわけではありません。必要な時にアドバイスができれば、時にはプレイヤーに質問をしてみてもいいし体調に関してコメントすることもオススメです。

 

マネージャー自身が営業日報・営業報告書を提出する

マネージャー自身が提出する目的は大きく3つです。

 

①営業のマネージャーはプレイングマネージャーであるケースも多く、自分自身のPDCAを回すために1日に1回振り返る時間を持つこと

②プレイヤーにどのような報告をしてほしいか、自分自身の営業日報・営業報告書で示すこと

③マネージャーが提出することでチームの中で自然とルール化(強制力を発揮する)できること

次におすすめの日報形式の一例を挙げます。

 

新しい営業日報テンプレート

営業日報

2020年◯月◯日(◯)

報告者氏名:◯◯ ◯◯

【状態】

体調:★★★★☆

モチベーション:★★☆☆☆

【本日の商談】

商談数:2

商談フェーズ進んだ数:1

失注した数:1

【商談結果・考察】

営業先企業:◯◯

商談フェーズ:商談フェーズA→B

商談内容:http://……..

要因:

次アクション:

営業先企業:◯◯

商談フェーズ:商談フェーズA→失注

商談内容:http://……..

要因:◯◯機能がないことで競合製品に決定

次アクション:◯◯機能ができた段階で掘り起こし

【チーム共有事項】

競合のプライス変更があった様子、どなたか詳細情報あれば共有ください。

【他部署への共有事項】

◯◯機能がないことで競合製品に決めたとのこと。

【困っていること】

商談フェーズBからCにに進めるために必要な資料の内容に自信がない。

【プロモーション】

状況質問しかできなかったが徐々に示唆質問ができるようになってきた。

それに伴い成約率が上がった。

◯◯さんが時間を割いて示唆質問のポイントを教えてくれた。

 

ポイント

・コミュニケーションの取り方のヒントとなる体調やモチベーションを入れる項目を作る→コミュニケーションコスト削減

・本日やったことをサマリー化(SFAサマライズ可能な場合不要)→作成工数削減

・営業報告内容は営業フェーズの変化とそれに関する考え方をまとめる→セルフマネジメント、定性評価

・詳細(商談ログ)は別途まとめているツール(SFAやエクセル等)のリンクを貼る→作成工数削減

・チームメンバーや他チームのメンバー、マネージャーに共有できる→情報共有

 

まとめ

アフターコロナの新しい営業日報・営業報告書のつくり方まとめ

 

【設計】

定性評価も視野に入れた営業日報・営業報告書を設計する

営業日報・営業報告書自体の作成時間は最小限となる設計にすること

導入目的に合わせた運用設計と報告内容にする

 

【運用】

前提としてプレイヤーがセルフマネジメントをするために営業日報・営業報告書が必要と理解してもらう

一方向性の報告ではなく双方向性のコミュニケーションツールとして運用する

 

以上がおすすめの営業日報や報告内容についての捉え方となります。

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